Digitaler Standard 2026: So meistern Sie ZUGFeRD & X-Rechnung mit Poool

Im Jahr 2026 ist die elektronische Rechnung (E-Rechnung) kein bloßes „Trendthema“ mehr, sondern das Rückgrat der digitalen Buchhaltung in Europa. Besonders für Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten oder ihre Prozesse zukunftssicher aufstellen wollen, sind Standards wie ZUGFeRD und XRechnung unverzichtbar.

Mit Poool machen wir diesen Übergang für Sie so einfach und effizient wie möglich. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie die neuen Funktionen nutzen und warum dies ein echter Produktivitätsfaktor für Ihr Business ist.

Die Anforderungen an die Rechnungsstellung sind gestiegen. Während das klassische PDF-Dokument für das menschliche Auge perfekt ist, benötigen Maschinen strukturierte Daten, um Prozesse zu automatisieren. Genau hier setzen ZUGFeRD und XRechnung an.

Was ist der Unterschied?

• XRechnung: Ein rein datenbasiertes XML-Format. Es ist der Standard für öffentliche Auftraggeber in Deutschland (B2B-G-Pflicht).
• ZUGFeRD: Ein Hybrid-Format. Es kombiniert die visuelle PDF-Rechnung mit einer eingebetteten XML-Datei. Das Beste aus beiden Welten.

In 3 Schritten zur rechtssicheren E-Rechnung

• Das Setup: Hinterlegen Sie die benötigten ZUGFeRD-Codes unter System → Einheiten. Dies stellt sicher, dass jede Leistungseinheit korrekt übersetzt wird.
• Bankkonto verknüpfen: Markieren Sie unter CRM → Adressbuch Ihr Hauptkonto für den ZUGFeRD- & XRechnung-Versand.
• Format wählen: Bei der Erstellung einer Rechnung wählen Sie einfach das gewünschte Export-Format aus. Ein Klick auf Speichern – und Ihre Rechnung ist bereit für den digitalen Versand.

Das „Pro-Feature“: Dokumente direkt einbetten

Ein häufiges Problem bei digitalen Rechnungen ist der Nachweis von Leistungen. Mit Poool können Sie in das XRechnung-Format nun direkt zusätzliche Dokumente einbetten. Ob detaillierte Stundenreports, Belege oder Leistungsnachweise – Sie fügen die Dateien einfach unter „Zusätzliche Dateien“ hinzu. Poool integriert diese automatisch in den Datensatz. Der Empfänger erhält alles in einer einzigen, validen Datei. Das reduziert Rückfragen und beschleunigt den Zahlungslauf massiv.

Die Umstellung auf E-Rechnungsstandards ist mehr als nur eine rechtliche Pflicht. Es ist die Chance, manuelle Erfassungsprozesse beim Kunden zu eliminieren und somit schneller bezahlt zu werden. Poool liefert Ihnen das Werkzeug, um diesen Standard ohne Mehraufwand in Ihren Alltag zu integrieren.

Möchten Sie tiefer in die Konfiguration einsteigen? Im Poool Help Center haben wir eine detaillierte Anleitung für Sie vorbereitet, die Sie Schritt für Schritt durch das erste Setup führt.