Staffing Tool - (Beta)

Unser innovatives Staffing Tool revolutioniert Ihre Angebotsplanung. Reservieren Sie Ressourcen direkt, prüfen Sie deren Verfügbarkeit in Echtzeit und integrieren Sie diese nahtlos in Ihre Angebote. Eine visuelle Planungsansicht ermöglicht Ihnen die effiziente Verteilung Ihrer Mitarbeiter und eine präzise Auslastungskontrolle. Dank hinterlegter Positionsbeschreibungen und Kostenpauschalen werden Ihre Angebote durch die Ressourcenplanung automatisch kalkuliert und ausgefüllt. Nach Abschluss Ihrer Planung im Staffing Tool werden alle Leistungen, inklusive Beschreibungen, Preisen und Mengenangaben, direkt in Ihre Kalkulation übernommen – für maximale Genauigkeit und Zeitersparnis.

Die wichtigsten Features und Vorteile:

• Verbesserte Projektplanung mit intuitiver Gantt-Ansicht: Das Staffing-Tool ermöglicht eine optimale Zeitplanung und Ressourcenverteilung. Dies wird ergänzt durch die visuelle Darstellung von Arbeitspaketen, Planungen und Abhängigkeiten, was die Übersichtlichkeit erheblich verbessert. Zudem erlaubt die einfache Anpassung von Projektplänen durch Drag & Drop eine hohe Flexibilität in der Projektorganisation.
• Professionelles Ressourcenmanagement ist mit dem neuen Staffing-Tool so einfach wie nie. Es ermöglicht eine präzise Mitarbeiterauslastung in Echtzeit, wodurch sowohl Über- als auch Unterauslastung vermieden oder zumindest transparent gemacht werden können. Für eine realistische und verlässliche Planung integriert das Tool zudem Urlaubs- und Abwesenheitszeiten der Mitarbeiter.
• Automatisierung und Synchronisation ist ein weiteres Super-Feature des Staffing-Tools. Dies ermächtigt euch Echtzeit-Aktualisierungen durch WebSocket-Integrationen, sowie eine nahtlose Synchronisation zwischen Angebotskalkulation und Projektplanung.

Projektmanagement:

• Benutzer mit entsprechender Berechtigung können nun Projektnummern direkt ändern.
• Projekttyp: Neben dem Titel kann nun auch eine Nummer im Projekttyp gespeichert werden, welche z. B. für Nummernkreisläufe oder Buchhaltungsexporte verwendet werden kann.
• Im Buchungsexport kann konfiguriert werden, dass automatisch das Mitarbeiterkreditorenkonto anstelle des Standard-Lieferantenkontos verwendet wird.

Verbesserte Abrechnungsprozesse:

• Neue Gruppierungsoption: Beim Abrechnen von Stunden kann nun nach Custom Field der Zeiterfassung gruppiert werden.
• Optimiertes Freigabe-Widget für PoC/PRAP mit Anzeige des Abrechnungswertes.

Neue Funktionen:

• Ablehnungsgrund bei Stundenfreigabe: Um die Freigabe von Projektzeiten effizienter zu gestalten, können nun Ablehnungsgründe vordefiniert werden. Diese können bei der Ablehnung (mit optionalem Kommentar) ausgewählt werden.
• Neues Recht „Ticket erledigen“: Es wurde ein eigenes Recht implementiert, um die Ticketerledigung zu verwalten. Dies bietet eine präzisere Kontrolle über die Zugriffsrechte auf Tickets.
• Projektzeit-Sperre: Nach der Freigabe werden Zeiteinträge nun gesperrt und können nur noch mit erweiterten Berechtigungen bearbeitet werden, was die Datenintegrität und Prozesssicherheit stärkt.

Optimierungen:

• Verbesserte Buchungsexporte mit anpassbaren Feldern: Die benutzerdefinierten Felder können nun flexibel auf das Exportformat abgebildet werden, was die Anpassung an unterschiedliche Buchhaltungssysteme erheblich vereinfacht.
• Optimierung der Mehrwährungsfunktion: Bei einem Wechselkurs von 1 erfolgt nun keine erneute Berechnung mehr. Dies optimiert die Performance und reduziert unnötige Rechenoperationen.
• Verfeinerung des Freigabeprozesses wiederkehrender Ausgangsrechnungen (WKR): Der Freigabeprozess für wiederkehrende Ausgangsrechnungen wurde überarbeitet, um eine reibungslose und effizientere Abwicklung zu gewährleisten.

Neue Funktionen:

• Optimierte Rechnungsabwicklung (AR): Nach dem Abrechnen einer Rechnung werden die Benutzer nun direkt zum Tab Dokumente weitergeleitet. Dies ermöglicht eine nahtlose Aktualisierung der Dokumente und beschleunigt den Workflow erheblich.
• Abgelehnte Stunden - Effiziente Stundenverwaltung: Eine neue Bulk-Edit-Funktion für die Liste der abzulehnenden Stunden wurde integriert. Dadurch kann die Leistung, das Target und der Freigabestatus von mehreren Stunden gleichzeitig bearbeitet werden – für maximale Effizienz!
• Abgelehnte Stunden - Verbesserte Statusübersicht: Ebenso wurde dreifarbiges Schema eingeführt, um den Bearbeitungsstatus von Aufgaben klar und intuitiv darzustellen: Unbearbeitet, bearbeitet und zur Wiederfreigabe.

Verbesserte Abrechnungsprozesse:

• Neue Gruppierungsoption: Beim Abrechnen von Stunden kann nun nach Custom Field der Zeiterfassung gruppiert werden.
• Optimiertes Freigabe-Widget für PoC/PRAP mit Anzeige des Abrechnungswertes.

Optimierungen:

• Erweiterte XRechnung: Für die XRechnung wurden neue optionale Felder hinzugefügt, um den Anforderungen und Spezifikationen noch besser gerecht zu werden.
• Buchhaltungsexporte: Bei den Buchhaltungsexporten ist nun ein neues, zuordenbares Feld verfügbar: der Original-PDF-Titel der Ausgangsrechnung.
• Präzisere Fälligkeitsberechnung bei Rechnungsdokumenten: Die Fälligkeit von Rechnungen wird nun korrekt vom Rechnungsdatum bei der Dokumentenerstellung berechnet, anstatt vom aktuellen Datum.

Neue Funktionen:

• AZ-Validierung: Neue Validierungsregeln wurde implementiert, um Abwesenheitszeiten an Sonn- und Feiertagen sowie Samstagen zu berücksichtigen. Dies dient der präziseren Erfassung von Abwesenheiten in Poool.
• Abrechnungsassistent: Abrechnungen können jetzt auch nach Projektphase gruppiert werden. Dies hilft bei der allgemeinen Verbesserung der Übersicht innerhalb Ihrer Buchhaltung.

Verbesserte Abrechnungsprozesse:

• Neue Gruppierungsoption: Beim Abrechnen von Stunden kann nun nach Custom Field der Zeiterfassung gruppiert werden.
• Optimiertes Freigabe-Widget für PoC/PRAP mit Anzeige des Abrechnungswertes.

Optimierungen:

• Mehrsprachigkeit: Kleinere Korrekturen im Bereich der Mehrsprachigkeit wurden vorgenommen, um die Konsistenz und Benutzerfreundlichkeit zu verbessern.
• DATEV Exporte: Die DATEV Exporte wurden weiter optimiert. Insbesondere wird nun sichergestellt, dass keine korrupten Belege mehr exportiert werden, um den Datenaustausch mit externen Buchhaltungssystemen effizienter zu gestalten.

Mit dem neuen Prism Control Panel können Sie Synchronisierungsprozesse jetzt ganz einfach selbst starten und intern ausführen. So übernehmen Sie die neuesten Systemänderungen direkt und können sie in Ihrem BI-Tool darstellen.

Die wichtigsten Vorteile für Sie:

• Das PRISM Control Panel zeigt den aktuellen Status der Synchronisierungsprozesse an.
• Benutzer können sofort erkennen, ob die Datenübertragung zwischen Poool und PRISM erfolgreich war oder Fehler aufgetreten sind.
• Neue Berechtigungssteuerung regelt den Zugriff auf das PRISM Control Panel
• Benutzer können Synchronisierungsprozesse eigenständig anstoßen und dadurch die neuesten Systemänderungen sofort übernehmen.

💰 Erweiterung der Kostenverwaltung:

• Die neue, erweiterte Kostenverwaltung verbessert die Übersichtlichkeit und Kontrolle der Projektkosten erheblich. Zusätzlich bilden sich im Projektreiter Kosten ab jetzt automatisch die Summen nach den Kategorien.

📎 XRechnung Anhänge:

• XRechnung-Dokumente können jetzt mit Anhängen versehen werden.
• Unterstützt sowohl andere Dokumente als auch direkte File-Uploads.
• Erweitert die Dokumentationsmöglichkeiten für unsere Kunden.

🔢 Flexible Steuernummer-Integration:

• Falls keine UID hinterlegt ist, kann alternativ eine Steuernummer in der XRechnung verwendet werden.
• Erhöht die Flexibilität bei der Rechnungsstellung für verschiedene Unternehmenstypen.

⚙️ Personio API: Erweiterte Konfiguration. Dank der erweiterten Personio-Integration können HR-Abteilungen und Poool jetzt noch nahtloser zusammenarbeiten.

• Administratoren können nun Muster für etwaige Attribut-Mappings konfigurieren.
• Definiert präzise, welche Personio-Attribute in Poool verwendet werden.
• Unterstützt dynamische Variablen aus Personio-Daten (Department, Level, Position).
• Ermöglicht flexible und automatisierte Zuordnungen zwischen den Systemen.

📊 PRISM Reports Integration

• PRISM-Reports können nun direkt in Poool angezeigt werden.
• Erste nahtlose Verbindung zwischen Poool und Prism - kein Umweg über Power BI mehr notwendig.
• Ermöglicht datenbasierte Entscheidungen direkt im Arbeitskontext.

🔌 Erweiterte API-Endpunkte

• Neue Schnittstellen für: Eingangsrechnung, Kostenstelle, Aufteilungen, Lieferant, Einheiten und FileUpload.
• Stärkt die Integration mit externen Systemen und Automatisierungsmöglichkeiten.
• Unterstützt die wachsenden Anforderungen unserer expandierenden Kundenbasis.

📅 Gleitzeitperioden: Automatische Stundenkappung

• Mitarbeiter können ihr aktuelles Gleitzeitguthaben jederzeit einsehen.
• Gekappte Stunden werden transparent am Periodenende dargestellt.
• Administratoren können Höchstgrenzen und Zeiträume pro Mitarbeiter individuell konfigurieren.
• Neuberechnungsfunktion für Korrekturen bei Fehlern verfügbar.
• Gewährleistet vollständige Nachvollziehbarkeit und einfache Verwaltung von Gleitzeitregelungen.

🔐 Mandanten-Management:

• Wir haben die Möglichkeit geschaffen, separate Organisationseinheiten (Unternehmen/Niederlassungen) innerhalb einer einzelnen Anwendungsinstanz zu verwalten.
• Automatische Mandantenzuordnung für alle Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter.
• Individuelle Nummernkreis-Konfiguration pro Mandant (mit System-Fallback).
• Vollständige Rückwärtskompatibilität - bestehende Arbeitsabläufe bleiben unverändert.
• Die automatische Mandantenzuordnung während der Migration gewährleistet nahtlosen Übergang.