Im Arbeitsalltag gibt es viele Dinge, die erledigt werden müssen. Die mühsamsten davon sind jene, die wir eigentlich einer Maschine überlassen könnten. Das Eintippen von Rechnungsdaten gehört aus der Sicht unserer Kunden zu einer dieser Aufgaben. Wir haben auf das Feedback unserer Kunden gehört und die Poool BILLbox entwickelt.
Eine eigens programmierte, vollintegrierte Lösung, um die automatische Belegerkennung in unsere Agentursoftware zu integrieren. Die Poool BILLbox besteht allerdings nicht nur aus der automatischen Belegerkennung. Eine weitere Funktion ist die Synchronisierung zwischen Poool und einer E-Mail-Adresse. Wie das funktioniert und wie es Ihnen kostbare Arbeitszeit spart, lesen sie in dieser Detailbeschreibung.
Über unsere Schnellzugriffsleiste können Sie eine Rechnung per Drag&Drop ins System hochladen. Zur genaueren Identifikation können Sie der Rechnung eine Notiz hinzufügen. Das Dokument gelangt automatisch, ohne einen weiteren Klick in Ihrer “Inbox”. Über den Button “Inbox” gelangen Sie direkt auf die Übersichtsseite Ihrer hochgeladenen Eingangsrechnungen. Ihre Rechnungen werden von unserer Software automatisch gescannt und zerlegt. Sobald sich das kleine Rad rechts an der Dokumentenzeile in einen grauen Pfeil verwandelt hat, ist die Rechnung fertig ausgelesen und bereit zur Übernahme.
In Ihrer Inbox angelangt, sehen Sie alle Eingangsrechnungen in einer Liste dargestellt und zur Verarbeitung bereit. Der graue Haken am rechten Rand der Dokumentenzeile zeigt an, dass das Dokument ausgelesen und bereit zur Verarbeitung ist. Weitere Informationen, wie
sehen sie auf einen Blick. Was es mit dem Button “E-Mails abrufen” unterhalb des Schriftzugs “Inbox” auf sich hat, erfahren Sie weiter unten. Mit dem Button “Belegübernahme” starten Sie die Verarbeitung der einzelnen Rechnungen.
Die Belegübernahme erfolgt über eine spezielle Split-Screen-Darstellung: Auf der linken Seite sehen Sie die hochgeladene Rechnung und auf der rechten Seite die ausgelesenen Daten der automatischen Belegerkennung. Die grün umrandeten Felder wurden automatisch erkannt. Rote Felder, wie auf dem 2. Bild zu sehen, signalisieren Ihnen, dass noch eine Information fehlt. Rot markierte Felder sind Pflichtfelder und müssen befüllt werden, um die Verarbeitung abzuschließen.
Um den Workflow zu verbessern, können die einzelnen Kategorien der Lieferanteninformationen, sowie die Felder mit den Positionen, über den kleinen blauen Pfeil am rechten Rand zugeklappt werden. Wenn Sie eine der beiden Kategorien abschließend überprüft haben, können Sie diese Bereiche zuklappen und die zu kontrollierenden “Positionen” rutschen noch oben. Auch im zugeklappten Zustand, siehe 3. Bild, wird der Fehler des Rechnungsdatums weiterhin prominent dargestellt. Sie sehen damit sofort, dass noch eine Information fehlt.
Wenn auf einer Rechnung mehrere Positionen aufgeführt sind, lassen sich diese einzeln oder zusammengefasst darstellen. Auch bei einzelnen Rechnungspositionen sehen Sie durch eine grüne Umrandung dargestellt, dass die Felder korrekt ausgelesen werden konnten. Mit einem kurzen Blick auf die Positionen und Steuersätze können Sie die Rechnung abhacken und über den oben positionierten Button “Speichern” oder “Speichern und weiter” abspeichern.
Ein weiteres Super-Feature ist der Rechnungseingang per E-Mail-Postfach. Im oberen Bereich dieser Funktionsübersicht haben wir gesehen, wie Sie Ihre Rechnungen per Drag&Drop simpel und schnell ins System laden und diese verarbeiten können. Mit dem automatisierten Rechnungseingang ist selbst dies nicht mehr nötig. Wie Sie diese Funktion für Ihr Unternehmen nutzen, erfahren Sie in den folgenden Schritten:
Wir wünschen viel Spaß bei der Nutzung!
Poool agency bietet Ihnen ein transparentes Lizenzmodell, welches langfristige Investitions- und Planungssicherheit für Ihre Agentur gewährleistet.
