Automatische Belegerkennung

Im Arbeitsalltag gibt es viele Dinge, die erledigt werden müssen. Die mühsamsten davon sind jene, die wir eigentlich einer Maschine überlassen könnten. Das Eintippen von Rechnungsdaten gehört aus unserer Sicht zu einer dieser Aufgaben. Und hiermit präsentieren wir Ihnen die Lösung. Die poool BILLbox!

Eine eigens programmierte, vollintegrierte Lösung, um die automatische Belegerkennung in unsere Agentursoftware zu integrieren. Die poool BILLbox besteht aus zwei Teilen. Die eine Funktion ist die automatische Belegerkennung. Die zweite Funktion ist die Synchronisierung zwischen Ihrer poool-Inbox und einer E-Mail-Adresse. Wie das funktioniert und wie es Ihnen kostbare Arbeitszeit spart, lesen Sie in dieser Funktionsbeschreibung.

Über unsere Seitenzugriffsleiste können Sie eine Rechnung per Drag und Drop ins System hochladen. Das Dokument wird daraufhin verarbeitet und in Ihrer Inbox aufgelistet. Über den Button Inbox gelangen Sie direkt auf die Übersichtsmaske Ihrer hochgeladenen Eingangsrechnungen. Die Dokumente werden von unserer Software automatisch gescannt und zerlegt. Sobald sich das kleine Rad rechts an der Dokumentenzeile in einen grauen Pfeil verwandelt hat, ist die Rechnung fertig ausgelesen und bereit zur Übernahme.

In Ihrer Inbox sehen Sie alle Eingangsrechnungen in einer Liste dargestellt und zur Verarbeitung bereit. Der graue Haken am rechten Rand der Dokumentenzeile zeigt an, dass das Dokument ausgelesen und bereit zur Verarbeitung ist. Weitere Informationen wie

• von wem das Dokument hochgeladen wurde,
• das Eingangsdatum der Rechnung
• und den Namen des Dokuments

sehen Sie in der jeweiligen Dokumentenzeile. Was es mit dem Button E-Mails abrufen unterhalb des Schriftzugs Inbox auf sich hat, erfahren Sie hier im Beitrag weiter unten. Mit dem Button Belegübernahme starten Sie die Verarbeitung der einzelnen Rechnungen.

Die Belegübernahme erfolgt über eine spezielle Split-Screen-Darstellung: Auf der linken Seite sehen Sie die hochgeladene Rechnung und auf der rechten Seite die ausgelesenen Daten. Die grün umrandeten Felder wurden automatisch erkannt. Rote Felder, wie auf dem 2. Bild zu sehen, signalisieren Ihnen, dass noch eine Information fehlt. Rot markierte Felder sind Pflichtfelder und müssen befüllt werden, um die Verarbeitung abzuschließen.

Um den Workflow zu verbessern, können die einzelnen Kategorien der Lieferanteninformationen, sowie die Felder mit den Positionen, über den kleinen blauen Pfeil am rechten Rand zugeklappt werden. Wenn Sie eine der beiden Kategorien abschließend überprüft haben, können Sie diesen Bereich zuklappen und die zu kontrollierenden Positionen rutschen nach oben. Auch im zugeklappten Zustand, siehe Bild 3, wird der verbleibende Fehler weiterhin prominent dargestellt.

Wenn auf einer Rechnung mehrere Positionen aufgeführt sind, lassen sich diese einzeln oder zusammengefasst darstellen und verbuchen. Auch bei einzelnen Rechnungspositionen sehen Sie durch eine grüne Umrandung dargestellt, dass die Felder korrekt ausgelesen werden konnten. Mit einem kurzen Blick auf die Positionen und Steuersätze können Sie die Bearbeitung der Rechnung abschließen und über den Button oben rechts abspeichern.

Ein weiteres Super-Feature ist der Rechnungseingang per E-Mail-Postfach. Im oberen Bereich dieser Funktionsübersicht haben Soe gesehen, wie Sie Ihre Rechnungen per Drag und Drop simpel und schnell ins System laden und verbuchen können. Mit dem automatisierten Rechnungseingang ist selbst dies nicht mehr nötig. Wie Sie diese Funktion für Ihr Unternehmen nutzen, erfahren Sie in den folgenden Schritten:

• Erstellen Sie eine E-Mail-Adresse wie: rechnugseingang@ihr-unternehmen.de.
• Geben Sie diese Rechnungsadresse an all Ihre Kunden als Rechnungskontakt weiter.
• Durch Senden der Rechnungsdokumente an diese E-Mail-Adresse landen alle Rechnungen automatisiert in Ihrer BILLbox-Inbox in poool!

Wir wünschen viel Spaß bei der Nutzung!