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Der Softwarevergleich 2025

Die Vergleichskriterien

Hintergrund/Unternehmen

Poool wurde 2014 im Herzen der Alpen in Innsbruck gegründet und ist bis heute in dieser inspirierenden Umgebung ansässig. Das Unternehmen ist inhabergeführt und wird von den Gründern Clemens Plank und Thomas Wurzer geleitet. Poool entstand aus einer Agentur heraus und hat sich auf die spezifischen Bedürfnisse von Agenturen und deren tägliches Geschäft spezialisiert. Mit der Zeit kamen neue Schlüsselfunktionen hinzu, die es auch anderen Brachen erlauben, die Software zu nutzen. Die Software bietet eine umfassende Lösung für die Verwaltung von Projekten, Finanzen, Personal und Kunden. Poool ist der zentrale Datenhub hunderter Unternehmen, der alle relevanten Informationen bündelt und einen reibungslosen Ablauf ermöglicht.

Moco wurde ursprünglich 2014 in Binz in der Schweiz gegründet. Seit 2023 gehört das Unternehmen zur everii Group mit Sitz in Hamburg und steht unter dem Einfluss des Investmentfonds Bid Equity, der ebenfalls in Hamburg ansässig ist. Das Unternehmen konzentriert sich auf die Bereitstellung einer benutzerfreundlichen Softwarelösung, die speziell auf die Bedürfnisse kleiner und mittelgroßer Agenturen zugeschnitten ist.

Kontaktverwaltung

Poool CRM: Ihr zentraler Knotenpunkt für erfolgreiche Kundenbeziehungen
Mit dem Poool CRM verwalten Sie Ihre Kundenkontakte effizient und übersichtlich. Das System bietet eine klare Unterscheidung zwischen verschiedenen Kundentypen: Unternehmen, Einzelpersonen, Standorte (inklusive Partner), Bestandskunden, Lieferanten und Leads. Jeder Kunde erhält ein eindeutiges Kürzel, das eine schnelle Identifizierung im gesamten System ermöglicht. Hinterlegen Sie alle wichtigen Kundendaten zentral, wie Zahlungsbedingungen, Umsatzsteuervorgaben, E-Mail-Kommunikation und Zuständigkeiten. Das CRM lässt sich nahtlos in Ihre Telefonanlage, Ihr Smartphone oder Softphone integrieren. Dank eines flexiblen Tagging-Systems können Sie Ihre Kundenlisten mühelos organisieren und filtern.

Moco Adressbuch:
Das Moco Adressbuch ermöglicht eine übersichtliche Organisation Ihrer Geschäftskontakte. Es unterstützt die Trennung zwischen Kunden, Lieferanten und Interessenten. Durch individuell anpassbare Schlagwörter, Markierungen und eine Suchfunktionen finden Sie jeden Kontakt blitzschnell. Hinterlegen Sie wichtige Informationen, fügen Sie Dateien und Kommentare hinzu, verfolgen Sie den Verlauf und setzen Sie Erinnerungen. Der direkte E-Mail-Versand aus Moco und die problemlose Integration Ihrer Telefonanlage sind ebenfalls möglich.

Fazit:
Moco punktet mit einer schnellen Kontaktanlage, doch Poool hebt sich durch eine intuitivere Übersicht und bemerkenswert flexible Anpassungsoptionen ab. Die detaillierte Kontaktverwaltung und die individuell gestaltbaren Zusatzfelder von Poool bieten einen deutlichen Mehrwert gegenüber Moco.

Akquise | Leads | Sales

Leads in Poool:
Mit Poool können Sie Leads direkt im CRM erfassen und durch spezifische Kontaktfelder wie 'Interessent' oder 'Lead' klar kennzeichnen. Ergänzen Sie jeden Lead um wichtige Informationen wie Quelle (Messe, Website, Empfehlung) und individuelle Notizen. Erstellen Sie Angebote und Kalkulationen direkt im Lead, um den Vertriebsprozess nahtlos fortzusetzen. Verfolgen Sie den Fortschritt jedes Leads mit der integrierten Statusleiste in Echtzeit. Die Software verknüpft Leads und Akquise direkt mit Projekten, Angeboten und Rechnungen, wodurch der gesamte Verkaufszyklus integriert und transparent nachvollziehbar wird.

Leads in Moco:
In Moco werden potenzielle Kunden als Interessenten oder Kontakte erfasst. Es gibt keine separate Lead-Verwaltung, sondern eine direkte Zuordnung als Kontakt mit möglicher Projektverknüpfung. Die Akquise erfolgt über die Angebotsverwaltung. Leads werden in der Regel direkt in Angebote umgewandelt und anschließend weiterverfolgt. Moco bietet dadurch eine unkomplizierte Übersicht über offene und gewonnene Angebote. Eine detaillierte Lead-Pipeline oder Statusverwaltung ist jedoch nicht vorhanden.

Fazit:
Poool bietet eine umfassende Lead-Verwaltung mit detaillierten Statusberichten, Verlaufshistorien und direkten Verknüpfungen zu Projekten und Angeboten. Das System integriert den gesamten Vertriebsprozess. Moco hingegen vereinfacht die Lead-Verwaltung durch die direkte Erfassung von Leads als Kontakte oder Angebote. Der Fokus liegt auf einer schnellen Angebots- und Auftragsverwaltung. Dadurch ist Moco zwar schneller einsatzbereit, bietet jedoch deutlich weniger detaillierte Funktionen im Lead-Management.

Angebote

Angebotsdetails in Poool:
Mit Poool erstellen Sie detaillierte Angebote, die alle wichtigen Informationen enthalten: Titel, Leistungsbeschreibung, Budget, Mengen und Einzelpreise. Das Angebotsdesign und -layout lässt sich vollständig an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen. Sie können Angebotsvorlagen aus früheren Aufträgen speichern und bei Bedarf wiederverwenden. Definieren Sie kundenspezifische Zahlungsbedingungen und Preislisten, um stets die richtigen Stundensätze anzuwenden. Angebote (sowie Rechnungen etc.) lassen sich direkt über Microsoft 365 aus Poool versenden. Vordefinierte Textbausteine erleichtern die Erstellung. Alternativ können Sie Angebote als PDF herunterladen und weiterverarbeiten. Verfolgen Sie den Angebotsstatus (offen, angenommen, abgelehnt) direkt im Modul, um stets den Überblick zu behalten.

Angebotsdetails in Moco:
Mit Moco können Sie Angebote erstellen, indem Sie Titel, Beschreibungen, Dienstleistungen oder Produkte mit Preisen und Mengen als Einzelpositionen hinzufügen. Es stehen Layoutoptionen zur Verfügung, diese sind jedoch in ihren Anpassungsmöglichkeiten begrenzt. Als Angebotsvorlagen können lediglich einzelne Positionen, Abschnitte oder Checklisten inklusive deren Preise gespeichert werden. Angebote werden automatisch als PDF-Datei erstellt und müssen anschließend manuell per E-Mail versandt werden. Auch der Angebotsstatus wird nicht automatisch aktualisiert, sondern muss manuell angepasst werden.

Fazit:
Poool bietet deutlich umfangreichere Anpassungsmöglichkeiten, beispielsweise bei Designvorlagen und Zahlungsbedingungen, sowie eine tiefere Integration in andere Module und Projekte. So lassen sich Angebote direkt in Projekte umwandeln. Zudem punktet Poool mit Automatisierungsfunktionen, wie der detaillierten Statusverfolgung und Pipeline-Verwaltung. Im Gegensatz dazu konzentriert sich Moco auf die wesentlichen Funktionen, was eine einfachere Bedienung ermöglicht, jedoch weniger Flexibilität bietet.

Projekte

Projektarten in Poool:
Poool bietet eine umfassende Projektverwaltung inklusive integriertem Aufgabenmanagement. Sie können verschiedene Projekttypen anlegen: Festpreisprojekte mit definiertem Budget und Leistungsumfang, Aufwandsprojekte mit stundengenauer Abrechnung dank Zeiterfassung, Retainer- oder Dauerprojekte für wiederkehrende Leistungen sowie interne Projekte zur Arbeitszeiterfassung. Die Bedienung ist dabei intuitiv gestaltet. Angebote lassen sich mit einem Klick in Projekte umwandeln. Innerhalb eines Projekts können Sie Haupt- und Mitverantwortliche Mitarbeiter festlegen. Für einen klaren Überblick lassen sich Projektstatus (z. B. in Bearbeitung, abgeschlossen, pausiert) und Fortschritt automatisch verfolgen. Der Projektstatus, die Mitarbeiterauslastung und der Budgetfortschritt werden in Echtzeit visualisiert. Zusätzliche Kennzahlen wie Roherträge sind ebenfalls abrufbar. Ein Kommentarfeld ermöglicht die einfache Kommunikation im Team. Die Projektbeschreibung bietet detaillierte Informationen zu Umfang, Zielen und Ergebnissen.

Projektarten in Moco:
Moco ermöglicht die Projektverwaltung über Festpreis- oder Stundenbasisangebote sowie interne Projekte. Nach der Auftragsbestätigung werden aus Angeboten ein oder mehrere Projekte generiert. Jedem Projekt muss eine Projektleitung zugewiesen werden, und bei Bedarf kann ein weiterer Mitarbeiter als Stellvertreter hinzugefügt werden. Das Angebotssummen wird als Projektbudget übernommen, und zusätzliche Leistungen werden separat als Zusatzleistungsbudget erfasst. Die Zeiterfassung kann manuell für einzelne Leistungen aktiviert werden. Zudem bietet Moco eine einfache Statusüberwachung, um den Projektfortschritt und den Zeitverbrauch im Auge zu behalten.

Fazit:
Poool bietet eine hohe Flexibilität durch verschiedene Projektarten wie Retainer- oder mehrphasige Projekte und umfangreiche Budgetierungs- und Planungsfunktionen. Allerdings kann dies Poool etwas komplexer in der Bedienung machen. Ein besonderes Highlight ist die Echtzeit-Berichterstattung zur Projektleistung, die eine proaktive Steuerung und hohe Transparenz für alle Beteiligten ermöglicht. Moco hingegen konzentriert sich auf die Verwaltung einfacher Projekte und ist dadurch benutzerfreundlicher, jedoch weniger umfangreich in der Ressourcenverwaltung. Es bietet eine grundlegende Projektverfolgung, jedoch ohne die tiefgehenden Analysemöglichkeiten und die Echtzeit-Aktualität von Poool.

Projektmanagement | Planung

Projektstrukturierung in Poool:
Poool meistert auch komplexe Projekte durch die übersichtliche Unterteilung in Phasen, Aufgaben und Meilensteine. Der Projektfortschritt wird klar in Tabellenform visualisiert, sodass alle relevanten Informationen schnell erfasst werden können. Das Auftragsmanagement bietet eine zentrale Übersicht über alle laufenden Projekte, die nach Bedarf durch verschiedene Filter (wie Monat, Status oder Tags) verfeinert werden kann. Die durchdachte Ressourcenplanung ermöglicht die einfache Erstellung von Teams und die direkte Verknüpfung mit Teilaufgaben aus den Projekten. Die integrierte Zeiterfassung ist direkt mit dem Projektbudget verbunden. So erhalten Sie jederzeit eine detaillierte Übersicht über verbrauchte Stunden, das verfügbare Budget, den Rohertrag und andere wichtige Kennzahlen.

Besonders hervorzuheben ist das integrierte Projektmanagement von Poool. Es ermöglicht die klare Zuweisung von Aufgaben sowie die Erstellung und Bearbeitung von Mini-Aufgaben. In Kombination mit den vielfältigen Filtermöglichkeiten übertrifft Poool in diesem Bereich Tools wie den Teams Planner. Dank der integrierten Gantt-Chart-Planung können Sie Ihre Projektplanung komplett ohne Excel durchführen.

Einfaches Projekt-Setup in Moco:
Moco ermöglicht es, größere Projekte grob zu planen und die Mitarbeiterauslastung abzuschätzen. Dabei wird empfohlen, maximal 60-75% des täglichen Arbeitspensums zu verplanen, um Zeit für interne Meetings und spontane Aufgaben einzuplanen. Die detaillierte Projektplanung konzentriert sich auf die kommenden 2-4 Wochen. Ähnlich wie bei Poool ist die Zeiterfassung direkt mit dem Projektbudget verbunden. Allerdings ist die Statusübersicht in Moco einfach gehalten und zeigt nur offene, aktive oder abgeschlossene Projekte an. Das Dashboard bietet eine grundlegende visuelle Darstellung des Projektfortschritts, einschließlich Informationen zu den verbleibenden Planungsstunden. Es ist wichtig zu beachten, dass Moco keine detaillierte Zuweisung oder Benennung von Teilaufgaben innerhalb von Projekten unterstützt. Daher ist für eine umfassende Projektplanung die Nutzung zusätzlicher Tools wie Excel oder Teams erforderlich.

Fazit:
Poool bietet umfassende Funktionen für die Projektplanung und Budgetkontrolle, einschließlich detaillierter Echtzeitdaten und Berichte. Die integrierte Gantt-Chart-Planung und das Aufgabenmanagement helfen, den Organisationsaufwand zu reduzieren und gleichzeitig den Datenschutz zu erhöhen. Moco ist einfacher und schneller zu bedienen, da es sich auf grundlegende Planungs- und Berichtsfunktionen konzentriert. Für größere Unternehmen, die eine detailliertere Planung benötigen, ist Moco ohne zusätzliche (und kostenpflichtige) Tools möglicherweise nicht ausreichend.

Buchhaltung | Controlling

Rechnungsstellung in Poool:
Poool vereinfacht die Rechnungserstellung erheblich: Rechnungen lassen sich automatisiert auf Basis von Projekten, Angeboten oder der Zeiterfassung generieren. Ein besonderes Feature ist der Abrechnungsassistent, der die Erstellung von Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen unterstützt. Zudem können wiederkehrende Ein- und Ausgangsrechnungen (Retainer) automatisch erstellt und verwaltet werden.

Für Unternehmen mit internationaler Buchhaltung bietet Poool die spezifische PoC/PRAP-Verrechnungsmethode.

Eine weitere Stärke von Poool ist die nahtlose Verknüpfung von Projekten mit Budgets, die detaillierte Soll-Ist-Vergleiche und die Bereitstellung von Daten für Unternehmensreportings ermöglicht. Der Rechnungsstatus (offen, bezahlt, überfällig) lässt sich einfach nachverfolgen, entweder durch manuelle Statusänderungen oder mithilfe der integrierten Banking-Schnittstelle zur automatischen Synchronisierung mit dem Bankkonto. Poool verfügt über ein integriertes Mahnwesen für unbezahlte Rechnungen.

Für den Datenaustausch mit dem Steuerberater bietet Poool Banking- und Buchhaltungsschnittstellen wie DATEV und BMD. Neben dem klassischen PDF-Format unterstützt Poool auch moderne Rechnungsformate wie ZUGFeRD und XRechnung.

Die automatische Verarbeitung von Eingangsrechnungen per E-Mail-Empfang durch die BillBox rundet die Buchhaltungsfunktionen von Poool ab. Eingangsrechnungen können einfach an eine E-Mail-Adresse gesendet werden. Poool empfängt und verarbeitet die Daten automatisch. Sie müssen die erfassten Rechnungsdaten lediglich überprüfen und bestätigen, um die Rechnung zu verbuchen.

Rechnungsstellung in Moco:
In Moco basiert die Rechnungserstellung auf der Zeiterfassung oder den Projektbudgets. Bei der Abrechnung von Stunden erstellt Moco automatisch einen Stundenauszug. Wiederkehrende Rechnungen können ebenfalls automatisch generiert werden. Die Kostenüberwachung ist durch ein einfaches Tracking im Vergleich zum Budget möglich. Zudem wird eine grundlegende Übersicht über die Gewinnmargen auf Projektebene angezeigt. Der Rechnungsstatus ist im Rechnungsmodul einsehbar. Mahnungen müssen jedoch manuell versendet werden. Für den Zahlungsabgleich steht in Moco eine Bankanbindung zur Verfügung.

Eine direkte DATEV-Integration fehlt; Daten müssen manuell übertragen werden. Allerdings können Buchhaltungsdaten praktischerweise als CSV-Datei exportiert werden.

Fazit:
Poool bietet noch weitaus umfangreichere Buchhaltungsfunktionen als nur die hier beschriebenen. Besonders hervorzuheben ist die starke Verknüpfung zwischen Projekten und der Buchhaltung. Ein großer Vorteil von Poool sind die DATEV-Integration und die flexiblen Exportformate. Moco ist einfacher zu bedienen und bietet eine gute Projektintegration. Im Vergleich zu Poool gibt es jedoch weniger Kontrollmöglichkeiten, und die Verwaltung ist mit mehr manuellem Aufwand verbunden.

Personalmanagement

Mitarbeiterprofile in Poool:
In Poool wird jeder Mitarbeiter mit seinen grundlegenden Daten erfasst. Im Mitarbeiterprofil sind weitere wichtige Informationen hinterlegt, wie z.B. Arbeitszeiten, Funktion, Zeiterfassungseinstellungen, Abwesenheiten, Protokolle von Mitarbeitergesprächen und das Zeitkonto. Zusätzlich können in Poool die Stundenkontingente für einzelne Projekte festgelegt werden. Die Software bietet außerdem einen klaren Überblick über die verfügbaren Ressourcen und integriert alle Mitarbeiter in die Ressourcenplanung, um die Auslastung des Unternehmens zu optimieren.

Externe Mitarbeiter in Poool:
Freelancer werden in Poool wie reguläre Mitarbeiter erfasst und erhalten die Rolle externer Mitarbeiter oder Freelancer. Das System ermöglicht es, individuelle Abrechnungsdetails für Freelancer zu hinterlegen, wie beispielsweise Stundensätze und vertragliche Konditionen. Dank der definierten Freelancer-Rolle haben externe Mitarbeiter nur Zugriff auf die für diese Rolle freigegebenen Funktionen in Poool. Freelancer können direkt in Projekte eingebunden werden, und ihre Arbeitszeiten und Tätigkeiten werden in der Zeiterfassung dokumentiert, genau wie bei festangestellten Mitarbeitern.

Urlaubsanträge in Poool:
Im System können Mitarbeiter Urlaubsanträge erfassen und einreichen. Nach dem Absenden wird der Antrag direkt an den zuständigen Vorgesetzten zur Genehmigung gesendet. Vorgesetzte oder Admins werden benachrichtigt und können den Antrag prüfen sowie genehmigen oder ablehnen. Bei Genehmigung wird der Urlaub automatisch in die Ressourcenplanung eingetragen und Abwesenheiten werden in Projekten angezeigt.

Zugriffsrechte in Poool:
Die Zugriffsrechte werden standardmäßig über vordefinierte Rollen gesteuert (die bereits im Onboarding-Prozess eingerichtet wurden). Dennoch behält der Administrator die Flexibilität, diese Rechte jederzeit individuell anzupassen. Die Rechte der Mitarbeiter werden durch ihre jeweilige Rolle bestimmt, wobei der Administrator im Detail festlegen kann, wer auf welche Informationen und Funktionen zugreifen darf.

Mitarbeiterprofile in Moco:
Moco ermöglicht das einfache Erstellen und Verwalten von Mitarbeiterprofilen mit Namen, Rolle und Kontaktinformationen. Eine Zuweisung zu Projekten und Aufgaben ist ebenso möglich. Zudem können Abwesenheiten, Krankenstände, Wochenarbeitszeiten und Kapazitäten verwaltet werden.

Externe Mitarbeiter in Moco:
Freelancer werden im System wie reguläre Benutzer angelegt, jedoch mit eingeschränkten Zugriffsrechten. Sie können ausschließlich auf ihre eigenen Zeiten und Aufgaben zugreifen. Die direkte Zuweisung zu Projekten und die Planung für bestimmte Aufgaben sind möglich. Kapazitäten und Budgets lassen sich festlegen.

Urlaubsanträge in Moco:
Mitarbeiter erfassen ihre Urlaubstage direkt im Zeiterfassungsmodul. Das System generiert einen Antrag, der von einem Administrator genehmigt werden muss. Genehmigte Urlaubstage werden im System entsprechend markiert.

Zugriffsrechte in Moco:
Die Zugriffsrechte sind durch standardisierte Ebenen vorgegeben (z.B. Admin, Teammitglied). Eine detaillierte oder tiefergehende Anpassung dieser Rechte auf Ebene einzelner Benutzer ist jedoch nicht möglich.

Fazit:
Poool bietet umfangreiche Funktionen für die Planung von Verfügbarkeiten, Kapazitäten und Rollenmanagement, einschließlich der Möglichkeit zur individuellen Anpassung der Zugriffsrechte. Moco hingegen ist in diesem Bereich einfacher strukturiert und bietet nur standardisierte Rollen mit begrenzten Anpassungsmöglichkeiten. Auch die Analyse von Auslastungen und Leistungen ist in Poool wesentlich detaillierter.

Wichtig: Beide Systeme sind nicht für die Gehaltsabrechnung konzipiert. Die Integration mit einer externen Lohnbuchhaltungssoftware, wie Personio oder DATEV, ist daher erforderlich.

Zeiterfassung

Zeiterfassung in Poool:
Die Zeiterfassung in Poool ist in Projektarbeitszeit und wöchentliche Soll-Arbeitszeit unterteilt. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten direkt Projekten oder Aufgaben zuordnen. In Mitarbeiterprofilen lassen sich individuelle Sollstunden pro Wochentag festlegen, beispielsweise für Teilzeitkräfte. Nicht verrechenbare Stunden (z.B., interne Aufgaben, Kulanz, Eigenverschulden, Angebotserstellung) können Projekten zugewiesen werden. Pausenzeiten, Kernarbeitszeiten und Gleitzeitrahmen sind pro Mitarbeiter oder global definierbar. Arbeitszeiten können manuell in der Kalenderübersicht, per Stoppuhr oder über ein physisches Terminal erfasst werden. Zeiten werden automatisch in die Budgetübersicht übernommen, um die Kostenkontrolle zu erleichtern. Urlaubstage, Krankheitstage und andere Abwesenheiten werden automatisch in das Zeitkonto integriert. Über- und Unterstunden werden im System automatisch berechnet und dokumentiert.

Zeiterfassung in Moco:
Arbeitszeiten werden einzelnen Projekten und Aufgaben zugewiesen. Sollstunden werden als Wochenarbeitszeitmodell hinterlegt (z.B., 40-Stunden-Woche oder 5x8 Stunden). Nicht verrechenbare Stunden können ebenfalls Projekten zugeordnet werden. Die Zeiterfassung erfolgt manuell über die Eingabe von Start- und Endzeiten sowie über eine Tagesübersicht, die nach Aufgaben unterteilt ist. Arbeitszeiten werden automatisch mit den Projektbudgets abgeglichen. Urlaubs- und Krankheitstage können in das Zeitkonto integriert werden, jedoch erfolgt keine automatische Berechnung des Resturlaubs. Mitarbeiter können ihre erfassten Stunden mit ihrem geplanten Arbeitszeitmodell vergleichen; Abweichungen wie Überstunden werden angezeigt.

Fazit:
Wenn Sie Wert auf eine detaillierte und präzise Verwaltung von Zeitkonten legen, ist Poool die richtige Lösung. Es unterstützt flexible Arbeitszeitmodelle, umfangreiche Analysen und bietet Mitarbeitern eine komfortable Möglichkeit, ihre Daten zu verwalten, zu pflegen und auszuwerten. Moco hingegen bietet eine grundlegende Zeiterfassung, bei der viele Aufgaben manuell erledigt werden müssen.

Reportings

Poool | Infos für das Controlling:
Budgetübersichten: Überwachung von Projektbudgets (geplante vs. tatsächliche Kosten), Vergleich von Zeiterfassung und Abrechnungen sowie Differenzanalyse zur Budgeteinhaltung. Rechnungsstatus-Report: Überblick über offene, bezahlte und überfällige Rechnungen sowie Liquiditätsprognosen basierend auf Zahlungszielen und Rechnungen.Ergebnisberichte: Darstellung von Umsätzen, Kosten und Gewinnen nach Projekten, Kunden und Zeiträumen. Für individuelle Reportings kann Poool mit Power BI verbunden werden. So erhält jeder Mitarbeiter die für ihn relevanten Informationen. Alle Reportings in Poool basieren auf automatisierten und Echtzeitdaten, was für eine nahtlose Benutzererfahrung sorgt.

Poool | Infos für die Geschäftsleitung:
Performance-Übersichten: Übersicht über die Gesamtleistung des Unternehmens. Detaillierte KPIs wie Umsatzwachstum, Rentabilität oder Ressourcenauslastung. Langzeitanalysen: Berichte zu Trends und Entwicklungen über längere Zeiträume. Vergleich von Projekten oder Abteilungen.

Poool | Infos für die Projektleitung:
Um Projekte und Ressourcen effizient zu managen, stehen verschiedene Berichte zur Verfügung. Projektstatus-Reports bieten einen Echtzeit-Überblick über den Fortschritt, das Budget und die verbleibenden Ressourcen, und erleichtern das Nachverfolgen kritischer Meilensteine und Deadlines durch deren Visualisierung. Eine wichtige Funktion ist die Darstellung der Ressourcenauslastung, die klar aufzeigt, wie ausgelastet Teammitglieder und Ressourcen sind. Abweichungsberichte helfen, die Projektsteuerung zu optimieren, indem sie geplante und tatsächliche Zeiten und Kosten direkt gegenüberstellen.

Moco | Infos für das Controlling:
Projektkostenberichte: Überblick über geplante vs. tatsächliche Stunden und Kosten. Abgleich von Projektausgaben mit Kundenerträgen. Die Rechnungsstatusübersicht ist eine Liste aus offener und bezahlter Rechnungen, Fälligkeiten von Rechnungen und Liquiditätsstatus.

Moco | Infos für die Geschäftsleitung:
Umsatzberichte: Übersicht über den Gesamtumsatz, Projekterträge und Kundenumsätze. Filteroptionen nach Zeitraum oder Kunde. Die Kostentransparenz sorgt für eine Gesamtkostendarstellung in Relation zu den Umsätzen.

Moco | Infos für die Projektleitung:
Projektüberischt: Zusammenfassung der erfassten Stunden und Budgets, sowie Anzeige verbleibender Stunden und des Projektfortschrittes. Die Teamleitung erhält eine Übersicht über die geleisteten Stunden einzelner Teammitglieder, eine Zuordnung von Aufgaben und Erkennung von Engpässen.

Fazit:
Poool zeichnet sich durch seine umfangreichen Reporting-Funktionen aus und bietet detaillierte Einblicke in Projekte, Finanzen und Mitarbeiterleistungen. Die direkte Anbindung an Power BI ermöglicht zudem die Erstellung individueller Reportings. Besonders stark ist Poool im Bereich Controlling und bei der Erstellung von Langzeitanalysen. Moco hingegen liefert einfache Berichte mit Fokus auf grundlegende Übersichten. Detaillierte Auswertungen erfordern zusätzliche Tools, was sowohl Kosten als auch Arbeitsaufwand erhöht.

Verfügbarkeit

Poool ist eine cloudbasierte Softwarelösung, die vollständig über den Webbrowser zugänglich ist und keine Installation benötigt. Da kein Offline-Modus existiert, ist eine aktive Internetverbindung für die Nutzung der Software und den Zugriff auf die Daten erforderlich. Für mobile Endgeräte steht eine Web-App zur Verfügung. Poool kann nicht auf den Servern des jeweiligen Unternehmens installiert werden.

Moco ist eine cloudbasierte Softwarelösung, die vollständig über den Webbrowser zugänglich ist und keine Installation benötigt. Da kein Offline-Modus existiert, ist eine aktive Internetverbindung für die Nutzung der Software und den Zugriff auf die Daten erforderlich. Für mobile Endgeräte steht eine Web-App zur Verfügung. Moco kann nicht auf den Servern des jeweiligen Unternehmens installiert werden.

Fazit:
Beide Systeme setzen vollständig auf eine cloudbasierte Nutzung und verzichten auf Offline-Funktionalitäten.

Schnittstellen

Schnittstellen in Poool:
Für die Finanzbuchhaltung bietet Poool eine direkte DATEV-Schnittstelle, die die Übertragung von Rechnungen und Buchhaltungsdaten ermöglicht. Im Bereich Projektmanagement verfügt Poool bereits über einen umfangreichen Funktionsumfang, der in anderen Systemen oft durch Drittanbieter-Tools ergänzt werden muss. Die Flexibilität von Poool wird durch die REST-API-Schnittstelle weiter gesteigert, welche die Anbindung beliebiger Drittanbieter-Tools ermöglicht. Darüber hinaus können Tools wie Slack oder E-Mail-Clients für Benachrichtigungen und Kommunikation integriert werden.

Schnittstellen in Moco:
Moco setzt für die Finanzbuchhaltung auf DATEV, allerdings nicht über eine direkte Integration, sondern über CSV-Dateien. Das Angebot von Moco im Bereich Projektmanagement ist begrenzt und erfordert in der Regel die Nutzung eines zusätzlichen Tools für professionelles Projektmanagement. Eine vorgefertigte Schnittstelle wie eine REST-API ist nicht vorhanden, kann aber bei Bedarf eingerichtet werden, z.B. für Trello, Asana usw. Für Online-Zahlungen ist eine Stripe-Integration verfügbar. E-Mail-Benachrichtigungen sind für die Kollaboration einstellbar, jedoch bietet Moco keine direkte Integration von Tools wie Slack oder E-Mail-Clients.

Fazit:
Poool überzeugt von Anfang an als umfassende All-in-One-Lösung, mit bereits integrierten Projektmanagement-Funktionen und der Flexibilität einer API. Moco hingegen erfordert für effiziente Projektmanagement-Workflows den Rückgriff auf externe Tools und manuelle Datenübertragungen.

Sicherheit

Sicherheit in Poool:
Poool erfüllt die Anforderungen der DSGVO und verwendet SSL-Verschlüsselung, um Ihre Daten zu schützen. Die Software wird in Europa gehostet, wobei die Server auf mehrere Standorte mit hohen Sicherheitsstandards verteilt sind. Um die Umwelt zu schonen, setzt Poool auf Green-Hosting, bei dem die Serverinfrastruktur mit Strom aus erneuerbaren Energien betrieben wird. Ein spezielles Brunnenkühlsystem minimiert den Energieverbrauch um 66% im Vergleich zu herkömmlichen Methoden. Für einen sicheren Zugriff ist eine Microsoft Single Sign-On-Integration verfügbar. Die gesamte Serverinfrastruktur ist nach ISO 27001 zertifiziert und bietet damit ein Höchstmaß an Datensicherheit. Tägliche Datensicherungen und regelmäßige Softwareaktualisierungen gewährleisten den Schutz Ihrer Daten.

Sicherheit in Moco:
Moco ist DSG/DSGVO-konform, sowie SSL-Verschlüsselt. Der Server von Moco steht im Rechenzentrum der IWB in Basel/Schweiz. Es gibt eine Möglichkeit der zusätzlichen Sicherheitsebene 2FA über eine Codeeingabe (Smartphone notwendig). Backups gibt es täglich zwei vollständige. Jede Minute inkrementelle Backups.

Fazit:
Beide Tools haben gute Sicherheitsstandards. Durch die Integration von Microsoft Single-Sign-On führt Poool hier allerdings die Liste an.

Einführung, Einarbeitung und Support

Einführung, Einarbeitung und Support in Poool:
Poool bietet ein strukturiertes, flexibles und ressourcenschonendes Onboarding, um den Einstieg in die Software so reibungslos wie möglich zu gestalten. Der Onboarding-Prozess beginnt mit einem Kick-Off-Termin mit dem Poool-Team. Anschließend erfolgt die Basiskonfiguration durch Poool. Im dritten Schritt werden die individuellen Arbeitsprozesse des Unternehmens analysiert und in Poool abgebildet. Daraufhin werden Daten aus dem bisherigen Tool übernommen. Für Rückfragen während des Onboardings bietet Poool regelmäßige Q&A-Termine an. Nach Abschluss der Onboarding-Phase startet die Poool-Einführung, und es wird ein Go-Live-Termin festgelegt. Um einen erfolgreichen Start sicherzustellen, erfolgt abschließend eine Nachbetreuung und ein Prozess-Check-Up. Neben diesem strukturierten Onboarding bietet Poool dauerhaften, persönlichen Support per Telefon oder E-Mail. Die Poool Academy stellt Videos, Bilder und Texte bereit, die die verschiedenen Funktionen der Software erklären. Und zusätzlich profitieren Kunden von regelmäßigen Service-Updates sowie Updates zu Neu- und Weiterentwicklungen.

Einführung, Einarbeitung und Support in Poool:
Moco bietet keine dedizierten Schulungen an. Stattdessen wird auf eine Selbstbedienungsstrategie gesetzt, wobei eine Demo, Erste-Schritte-Tipps und Videos zur Verfügung stehen. Ein Anwenderhandbuch mit bebilderten Funktionsbeschreibungen und vereinzelt integrierte Video-Tutorials ergänzt das Angebot. Die Übersichtlichkeit dieser Informationsressourcen ist jedoch begrenzt, was die Motivation zur Nutzung einschränken kann. Ein persönlicher In-App-Support steht gegen Bezahlung rund um die Uhr zur Verfügung. Für Unternehmen mit 20 oder mehr Mitarbeitern ist ein Q&A-Service inklusive, allerdings beschränkt auf offene Fragen und nicht auf die Einarbeitung ausgerichtet.

Fazit:
Poool bietet ein persönliches und strukturiertes Onboarding, bei dem Kunden stets begleitet werden und einen direkten Draht zum Support haben. Im Gegensatz dazu überlässt Moco die Einarbeitung seinen Kunden selbst und steht primär für Rückfragen zur Verfügung.