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Ihre Mittel richtig einsetzen.

Ressourcenplanung

Inkludiert in
teams
pro
Schritt 1:

Das Setup

In der Ressourcenplanung haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Teams anzulegen und diese mit Aufgaben aus den Projekten zu verknüpfen. Um diese Schritte gehen zu können, muss ein Projekt für den Kunden bereits im System angelegt sein. In den Einstellungsmöglichkeiten der Ressourcenplanung müssen Sie zudem vorab ein Team definieren und dessen Einstellungen einrichten. Wie Sie der zweiten Grafik entnehmen können, haben Sie hier sehr viele Einstellungsmöglichkeiten, um Ihr Team zu individualisieren.

Wichtig: Die Auslastung und Verfügbarkeit der einzelnen Mitarbeiter speist sich aus den Einstellungen innerhalb der Mitarbeiterverwaltung. Haben Sie also eine Arbeitskraft in Teilzeit mit 20 Stunden pro Woche, werden bei 80-prozentiger Auslastung dieser Arbeitskraft die grünen Felder im Kalender gelb und bei 100-prozentiger Auslastung die Felder rot. Hat die Arbeitskraft immer mittwochs frei, wird auch dies in die Ressourcenplanung übernommen und der Mitarbeiter kann an diesen Tagen nicht belegt werden.

Schritt 2:

Die Vergabe von Aufgaben

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, Aufgaben innerhalb der Ressourcenplanung zu vergeben. Die Grundlage hierfür ist nur, dass bereits ein Projekt für den Kunden im System angelegt wurde. Haben Sie Aufgaben innerhalb des Projekts vorkonfiguriert, können Sie diese direkt aus dem Planbuch in die Ressourcenplanung per Drag and Drop übernehmen. Haben Sie noch keine Aufgaben innerhalb des Projektes konfiguriert, können Sie mit einem Doppelklick, irgendwo im Kalender des Mitarbeiters, eine neue Aufgabe erstellen und diese direkt mit dem gewünschten Projekt verknüpfen. Zudem lassen sich innerhalb der Aufgabe einzelne Unterschritte erstellen.

Um den geschätzten Zeitaufwand einer Aufgabe auch im Kalender sichtbar zu machen, haben Sie zwei Möglichkeiten der Anpassung. Ziehen Sie mit einem Mausklick eine Aufgabe nach oben, verändern Sie die Auslastung des Mitarbeiters pro Tag - also wie viele Stunden ein Mitarbeiter pro Tag mit dieser Aufgabe verbringt. Ziehen Sie die Aufgabe in die Länge, verschieben Sie den Zeitaufwand innerhalb der Wochentage. So können Sie z.B. einteilen, ob ein Mitarbeiter lieber 2 Tage je 8 Stunden oder 4 Tage je 4 Stunden mit einer Aufgabe verbringt.

Schritt 2:

Die eigenen Aufgaben

In der Zuweisung haben Sie alle erstellten Aufgaben im Überblick. Oben rechts haben Sie die Möglichkeit, die Aufgabenliste pro Mitarbeiter zu filtern. So können Sie in Meetings die Aufgaben des einzelnen Mitarbeiters filtern und direkt über die offenen Themen sprechen. Jeder Mitarbeiter verfügt ebenso in seinem Login über eine solche Ansicht, in der allerdings nur die eigenen Aufgaben erscheinen. Die Farben sind natürlich frei wählbar 😉.

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