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Alle Ihre Aufgaben im Überblick.

Ticket- und Aufgabenmanagement

Inkludiert in
pro
Der Reiter

Die Übersicht behalten

Um nicht jedes Mal die gleichen Filter neu anlegen zu müssen, werden diese als Tabs gespeichert - und damit ist jeder Reiter dauerhaft abrufbar. Sortiert wird individuell, um die höchste Effizienz sicherzustellen. Und weil es im Eifer des Gefechts passieren kann, dass Sie doch mal einen Tab schließen, gibt es die Sicherung unter Vorlagen. Damit haben Sie nicht nur ein Netz, sondern auch einen doppelten Boden.

Das Richtige und Wichtige

Die Filter des Ticketsystems

Um einen neuen Reiter mit Leben zu füllen, laden Sie mithilfe unserer zahlreichen Filter die passenden Tickets in Ihre Übersicht.

Beispiel: “Ich will jetzt nur die Tickets sehen, in denen ich als Verantwortliche/r hinterlegt bin.” - Und prompt wissen Sie, bei welchem Projekt und welchen Aufgaben Sie das Ruder in der Hand haben.

Oder eine weitere Möglichkeit: “Ich muss meinem Account Manager jetzt noch sagen, dass er unseren wichtigsten Kunden zurückrufen soll.” Das ist in Sekundenschnelle erledigt und damit ein To-do weniger für Sie: Filter setzen, den richtigen Mitarbeiter suchen, ihm die betreffende Aufgabe zukommen lassen - und that's it! Effizient, schnell und vor allem frei von Missverständnissen.

Den Überblick kurz erklärt

Die Ticketzeile

In der Ticketzeile finden Sie die wichtigsten Informationen auf einen Blick. Sollten Sie mehr sehen wollen, können Sie das Ticket selbstverständlich mit einem Klick öffnen und Änderungen vornehmen. In der Ticketzeile finden Sie Informationen zu Kunden/Projekt, Nummer, Typ, Titel, Zeitkontingent, Termin, Status und dem Verantwortlichen.

Bei Kunden/Projekt finden Sie die allgemeine Information zum Kunden, sowie das interne Kürzel. Zudem haben Sie die Information der Benennung des Projekts. So können Sie direkt erkennen, ob es sich um ein Logodesign, Print oder ein anderes Projekt handelt.

Die Nummer beschreibt die Ticketnummer. Ticketnummern werden vom System automatisch erstellt. Die Kreisläufe dazu können Sie natürlich individuell erstellen und verwalten.

Das Typ-Symbol des Ticket-Managements kann zwei Varianten anzeigen:

  • Ihnen wird ein Ticket zugewiesen oder Sie erstellen selbst eines.
  • Ihnen wird innerhalb eines Tickets eine Teilaufgabe zugewiesen oder Sie weisen Ihren Mitarbeitern und Kollegen Aufgaben zu. Wer welche Aufgabe bereits abgehakt hat, ist für alle Ticket-Beteiligten einsehbar. Mehrfaches Nachfragen gehört also der Vergangenheit an.

Der Titel stellt die Beschreibung der zu erledigenden Aufgabe dar. Hier finden Sie die Überschrift zur tatsächlichen Aufgabe innerhalb eines Kundenprojekts, wie z. B. Reinzeichnung oder Erstentwurf.

Das Zeitkontingent zeigt Ihnen die noch verbleibenden verfügbaren Stunden an, die im Vorfeld für das Projekt freigegeben wurden. Hier sehen Sie auf einen Blick, wie viel Zeit noch verfügbar bzw. schon verbraucht ist. Sobald Sie mit der Maus auf den Anzeigebalken gehen, wird Ihnen die verbrauchte Zeit, das hinterlegte Kontingent und der Verbrauch in Prozent angezeigt. Genauer geht’s nicht.

Am Termin soll das Projekt oder die Aufgabe fertig sein. Wird dieses Datum überschritten, färbt sich das Feld rot. Es schlägt sozusagen Alarm - nur ohne Sirenengeheul. Ist kein Termin hinterlegt, bleibt das Feld, wie in den Beispielbildern zu sehen, leer.

Im Bereich Status sehen Sie, ob mit dem Projekt oder der Aufgabe bereits begonnen wurde. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten der Kategorisierung, die Sie in Ihrem Unternehmen selbst erstellen, benennen und einfärben können. Sie können den Status auch mit einem einfachen Klick und einer Drop-down-Auswahl bearbeiten.

Beim Verantwortlichen wird immer der Verantwortliche des gesamten Projekts dargestellt. So haben Sie die Möglichkeit, bei Rückfragen direkt an den richtigen Kollegen heranzutreten. Wenn ein Projekt Mitverantwortliche hat, finden Sie diese durch Anklicken und Öffnen des Projekts.

Rechts im Randbereich übermitteln Sie die Aufgabe oder das Projekt an Ihr Kanban-Board, um die Ressourcenplanung noch einfacher vorzunehmen. Mit dem Dreieck starten Sie die Stoppuhr für das Projekt oder die Aufgabe: Zeiterfassung mit nur einem Klick.

Haben Sie bereits an einer Aufgabe gearbeitet und wollen nun Arbeitszeit nachtragen? Dafür gibt es das Uhr-Symbol. Hier öffnet sich das kleine Zeiterfassungsfenster aus der Seitenzugriffsleiste, in das Sie die verwendete Zeit eintragen. Die richtige Auswahl des Projekts und dessen Aufgabe wird natürlich automatisch übernommen. Der Zeitbalken des Zeitkontingents verändert sich in Echtzeit mit der neu verbuchten Zeit.

Das Herz des Ticketsystems

Die Ticketansicht

Im Ticket selbst sehen Sie oben den Titel. In unserem Beispiel ist es eine Reinzeichnung. Gleich darunter wird das Projekt sowie weitere Informationen zum Task abgebildet. Auf der rechten Seite haben Sie die Möglichkeit, Tags hinzuzufügen, Unteraufgaben anzulegen oder die Zeiterfassung zu nutzen. Im großen Feld auf der linken Seite haben Sie die Möglichkeit, wichtige Informationen für den Bearbeiter dieser Aufgabe zu hinterlassen: Dateien anhängen, weitere To-dos formulieren und Benachrichtigungen an die (Mit-)Verantwortlichen einstellen. Im Bereich Navigation sehen Sie Unteraufgaben, die bereits an die Aufgabe angehängt sind.

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