TL;DR

Highlights unseres Q3-Release:

• Banking API: Automatischer Abgleich von Ein- und Ausgangsrechnungen mit Ihren Kontobewegungen.
• Spesen- & Reisekostenabrechnung: Erfassung und Abrechnung von Spesen, Fahrtkosten sowie Tag- und Nachtgelder inkl. Projektzuordnung.
• Freigabeprozesse: Beziehen Sie gezielt einzelne Personen in die Freigabe von Angeboten, Aufträgen, Aus- und Eingangsrechnungen mit ein.
• Stornorechnungen: Ein neuer und vereinfachter Workflow, um Ausgangsrechnungen zu stornieren und automatisch eine Gutschrift zu erhalten.
• Poool Academy: Software- und Anwenderwissen aus erster Hand gibt es ab sofort in unserer stetig wachsenden Poool Academy.

Highlights

Detaillierte Einblicke im Videoformat zu den aktuellen Neuerungen:

Banking API

Über die neue Banking-API ist Poool nach einmaligem Einrichten dauerhaft mit Ihrem Bankkonto verbunden. Ein- und ausgehende Zahlungen werden überprüft und mit der passenden Rechnung in Poool verknüpft. Innerhalb der Buchen-Maske, in Ihren Ausgangs-, sowie Eingangsrechnungen, finden Sie auf der rechten Seite eine neue Spalte namens „Zuordnung“. Hier erkennen Sie anhand der Farbgebung sofort, ob ein Zahlungseingang erkannt wurde. Für den Fall, dass eine Zahlung einmal nicht zu 100 % zugeordnet werden kann, gibt es ein „Ampelsystem“. Zur Dokumentation

Spesen- und Reisekostenabrechnung

Spesen abzurechnen, wird jetzt (noch) einfacher. Im Bereich Projekte, unter „Spesen“, haben Sie ab sofort die Möglichkeit, Ihre Spesen für das Unternehmen zu verbuchen und zwischen „Auslagen“, „Taggeld“ und „Kilometergeld“ zu differenzieren. Innerhalb der Maske zur Erstellung von Spesen können Sie zusätzlich auch die Art der Ausgabe, sowie Notizen hinterlegen. So erhält die Buchhaltung im Rahmen der Spesenabrechnung alle relevanten Informationen, ohne nachhaken zu müssen. Zudem können Spesen direkt mit einem Projekt verbunden und abgerechnet werden. Zur Dokumentation

Freigabeprozesse

Freigaben für Ein- und Ausgangsrechnungen, sowie für Angebote und Aufträge können Sie nun über interne Freigabeprozesse steuern. Durch einfache Regelsätze kann festgelegt werden, wann ein solcher Prozess ausgelöst werden soll und wer die verantwortliche Person ist. Haben Sie die erforderlichen Einstellungen einmal getroffen, erscheint ein kleiner Indikator, der durch die Farbgebung unmittelbar anzeigt, ob ein Freigabeprozess aktiv ist (aufgrund der eingestellten Parameter) oder ob keine Freigabe benötigt wird. Ihre eigenen Freigaben können Sie direkt auf Ihrem Dashboard in einem Widget einsehen. Zur Dokumentation

Workflow Rechnungen stornieren

Das manuelle Erstellen einer Stornorechnung oder Gutschrift ist mit dieser Funktion Geschichte. Mit dem neuen „Stornieren“-Button haben Sie die Möglichkeit, mit nur einem Klick, eine Stornorechnung zu erstellen. So ist sichergestellt, dass durch das Stornieren von Rechnungen keine Lücken in den fortlaufenden Nummernkreisläufen entstehen. Wer in Zukunft Rechnungen abrechnen und stornieren kann, können Sie in den Benutzereinstellungen individuell festlegen. Zur Dokumentation

Ab jetzt verfügbar: Die Poool Academy

Die Poool Academy löst ab sofort den Hilfebereich innerhalb von Poool ab. Die Academy wurde von Grund auf neu gestaltet und enthält neue Videos, Beschreibungstexte und Screenshots. Die neue Poool Academy erlaubt es uns, Ihren Hilfebereich stets aktuell zu halten. Neue Funktionen und andere Änderungen werden blitzschnell eingearbeitet und zur Verfügung gestellt. Die Academy erreichen Sie unter academy.poool.cc oder über das “?” in Ihrer Seitenzugriffsleiste innerhalb von Poool. In der Academy steht Ihnen auch unser Service Seppi mit Rat und Tat zur Seite 😉.

Alle neuen Funktionen im Überblick:

Projektmanagement

• Bei Angeboten, Aufträgen und Rechnungen wird der Titel der Vorlage ab jetzt mit übernommen.
• Berechnung von negativen Nebenkosten und negativen Rabatten innerhalb der Kalkulationen nun möglich.

Ticketmanagement

• Durch einen Klick auf das Symbol neben der Spaltenbeschreibung “Zeitkontingente” können Sie zwischen der Anzeige der “Zeitkontingente” und der neuen “Kosten und Werte”-Übersicht hin und her schalten (Voraussetzung: Ticketwerte aktiv).

Buchhaltung

• Eine offene Postenliste kann nun historisch zu einem gewissen Stichtag exportiert werden.
• Ein- und Ausgangsrechnungen können nach einem Buchhaltungsexport nicht mehr bearbeitet werden.
• BillBox: Beim Erfassen von Belegen in der BillBox können diese nun direkt als bezahlt markiert werden (besonders nützlich bei Kreditkartenzahlung).

Reporting

• Quartalsauswertung: Entwurfsrechnungen werden bei Auftragsplanungspositionen in der Quartalsauswertung angezeigt.

Unternehmen

• Upload-Möglichkeit von Dokumenten bei Sonderurlauben nun möglich.
• Mitarbeiter: Stand der Urlaubstage kann zum Jahresende exportiert werden.
• Die Darstellung der Abwesenheitsanträge wurde optimiert. Es werden sowohl Arbeitstage als auch Kalendertage (Wochenende / Feiertag) im Antrag angezeigt.

Einstellungen

• Die Einstellung “Buchungsvorlagen” ist ab sofort editierbar.
• Die Einstellungen zum Abrechnungsassistent für Stunden- und Fremdkostenabrechnungsvorlagen sind ab sofort editierbar.
• Dokumente und Dokumentenvorlagen: Standardbeschriftungen können nun selbstständig angepasst werden.