Arbeitszeiterfassung und Gleitzeit

Nicht erst seit der BAG-Entscheidung 2022 ist für Unternehmen die Arbeitszeiterfassung eine Pflicht und keine Kür. Um die Zeiterfassung so einfach wie möglich und doch so umfangreich wie nötig zu gestalten, haben wir in dieser Funktionsübersicht einmal alle Punkten zusammengestellt, wie die Zeiterfassung in der Poool Agentursoftware funktioniert. Inklusive Gleitzeitkonto, Home-Office-Möglichkeiten.

Um die Arbeitszeiten eines Mitarbeiters zu konfigurieren, gehen Sie im ersten Schritt über den Reiter Unternehmen und Mitarbeiter in die Übersichtsliste Ihrer Mitarbeiter. Über den Button + Mitarbeiter können Sie in diesem Bereich einen neuen Mitarbeiter anlegen. Ist der Mitarbeiter bereits angelegt, gelangen Sie mit einem einfachen Klick auf die Zeile des Mitarbeiters in die Bearbeitungsübersicht.

Innerhalb der Bearbeitungsübersicht finden Sie die Einstellungen, das Zeitkonto, die Stammdaten, die Aufzeichnungen der Mitarbeitergespräche und die Abwesenheiten des Mitarbeiters. In den Einstellungen finden Sie weiter unten den Bereich der Zeiterfassung / Arbeitszeit. Hier können Sie die vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten hinterlegen, die Urlaubstage angeben, ob der Mitarbeiter ein Gleitzeitkonto bekommen soll und noch ein paar weitere Einstellungen treffen. Zudem gibt es die Möglichkeit verschiedene Perioden anzulegen. Geht zum Beispiel eine Mitarbeiterin in Mutterschutz und kehrt nach 6 Monaten in Teilzeit zurück, können Sie schon jetzt eine neue Periode mit dem Startdatum und den angepassten Arbeitszeiten anlegen. Dies wird Ihnen zum Beispiel in Ihrer Ressourcenplanung entgegen kommen, da hier nach der Rückkehr der Mitarbeiterin automatisch die aktualisierten Arbeitszeiten und Verfügbarkeiten angezeigt werden. Weitere Informationen finden Sie im oben verlinkten Video.

In der Agentursoftware poool finden Sie als dritten Punkt in der Übersichtsleiste die Zeiterfassung. In der Übersicht der Zeiterfassung angekommen, wird dem Nutzer immer die aktuelle Woche angezeigt. Die in der Konfiguration hinterlegte Arbeitszeit ist hier vorausgefüllt. Sollte sich an der Normalarbeitszeit etwas ändern, kann der Mitarbeiter die Überstunden einfach manuell eintragen und die Änderung abspeichern. Verfügt der Mitarbeiter über ein Gleitzeitkonto, erscheint in diesem die Mehrarbeitszeit, welche sich bei einem früheren Aufbrechen auch wieder reduziert.

Die grünen Felder oberhalb der Datumsanzeige stellen die Homeoffice-Übersicht dar. Mit einem Klick auf das Kästchen springt das grüne Kästchen erst in gelb um, mit einem weiteren Klick in gelb/grün und dann in grün/gelb. Die gelbe Darstellung zeigt an, dass der Mitarbeiter an diesem Tag im Homeoffice ist. Gelb/Grün zeigt an, dass der Mitarbeiter am Vormittag im Homeoffice ist. Grün/Gelb zeigt an, dass der Mitarbeiter am Nachmittag im Homeoffice ist. Jeder Mitarbeiter, der auf seinem Dashboard das Arbeitsort-Widget angezeigt hat, sieht somit sofort, wer vor Ort verfügbar und wer im Homeoffice ist. Dies erleichtert zum Beispiel die Terminfindung im Team erheblich.