Automatisierter
E-Mail-Versand:

Im Jahr 2026 ist die professionelle Kundenkommunikation digitaler denn je. Wenn Sie Rechnungen, Angebote oder Aufträge direkt aus Ihrem ERP-System versenden, ist die technische Zustellbarkeit kein „Nice-to-have“, sondern die Basis für Ihren Cashflow. Landet die Rechnung im Spam-Ordner, verzögert sich die Zahlung.

In Poool haben wir den E-Mail-Versand so flexibel gestaltet, dass er sich perfekt in Ihre bestehende IT-Infrastruktur einfügt. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die drei Wege vor, wie Ihre Dokumente sicher ans Ziel kommen – und welche Methode wir für maximale Professionalität empfehlen.

Automatisierung spart Zeit, aber nur, wenn sie zuverlässig funktioniert. Poool ermöglicht es Ihnen, Dokumente direkt aus der Software zu versenden. Doch „hinter den Kulissen“ gibt es unterschiedliche Motoren, die diesen Versand antreiben.

Die drei Versandmethoden im Vergleich

1. Microsoft 365 (Unsere klare Empfehlung) Die modernste und sicherste Art, E-Mails zu versenden. Poool wird hierbei direkt mit Ihrem Microsoft-Firmenpostfach (z. B. rechnungen@ihre-firma.at) verknüpft.

• Vorteile: Höchste Zustellrate, da die Mails von Ihrem echten Server kommen. Volle Compliance und – besonders praktisch – alle versendeten Mails erscheinen automatisch in Ihrem „Gesendet“-Ordner in Outlook.
• Ideal für: Unternehmen, die bereits Microsoft 365 nutzen und maximale Transparenz sowie Sicherheit wollen.

2. SMTP (Die flexible Lösung) SMTP ist der klassische Standard, um Poool mit Ihrem eigenen Mailserver zu verbinden (z. B. Exchange, Gmail oder Provider wie IONOS).

• Vorteile: Sie behalten die volle Kontrolle über die Versand-Infrastruktur und sind unabhängig von Drittanbietern.
• Ideal für: Unternehmen mit eigener IT-Abteilung oder spezifischen Server-Anforderungen, die maximale Flexibilität benötigen.

3. Mailjet (Der schnelle Einstieg) Mailjet ist ein externer Versanddienstleister, an den Poool bereits fertig angebunden ist.

• Vorteile: Extrem schnelle Einrichtung ohne technische Vorkenntnisse oder eigene Server.
• Nachteile: Da die E-Mails über geteilte Server versendet werden, ist die Zustellbarkeit nicht immer garantiert. Zudem kann der Absender für manche SPAM-Filter generisch wirken.
• Ideal für: Einen sehr schnellen Start, wenn (noch) keine eigene professionelle Mail-Infrastruktur vorhanden ist.

Wir empfehlen im Jahr 2026 klar die Microsoft 365 Integration. In Zeiten von strengen Sicherheitsfiltern und Compliance-Anforderungen ist es essenziell, dass Ihre Kunden die E-Mails von einer verifizierten, vertrauenswürdigen Quelle erhalten. Das stärkt nicht nur Ihre Marke, sondern sorgt auch für reibungslose Geschäftsprozesse.

Möchten Sie den Versand jetzt einrichten? In der Poool Academy finden Sie detaillierte Klick-Anleitungen für alle drei Methoden.