Wie die SYZYGY 20 Jahre alte Systemhistorie ablöste.

SYZYGY Deutschland stand vor der Aufgabe, zentrale Finanz- und Projektprozesse neu aufzustellen. Das bisherige Projektmanagement-Tool war eigens programmiert, über 20 Jahre gewachsen, technisch überholt und konnte die Anforderungen einer modernen, skalierbaren Organisation nicht mehr zuverlässig abbilden.

Besonders die Abrechnung, Freigaben und das Reporting waren stark von manuellen Schritten geprägt. Daten liefen über Excel-Tabellen, E-Mails und mehrere Systeme – mit entsprechend hohem Abstimmungsaufwand und begrenzter Transparenz.

Mit Poool sollte eine zentrale Lösung entstehen, die bestehende Prozesse digital abbildet, die Buchhaltung sauber einbindet und den laufenden Betrieb für über 400+ Mitarbeitende nicht unterbricht.

Unser Ziel war es, unsere Prozesse zu verschlanken, Transparenz zu schaffen und gleichzeitig den Betrieb für alle Mitarbeitenden stabil weiterzuführen.

Die bestehende IT-Landschaft konnte die Anforderungen einer modernen Agenturgruppe nicht mehr ausreichend abbilden. Abrechnungen liefen über mehrere Excel-Stufen, Freigaben wurden per E-Mail koordiniert und wichtige Daten mussten manuell zusammengeführt werden.

Gleichzeitig sollte die Migration von 400 Mitarbeitenden ohne Unterbrechung des Tagesgeschäfts gelingen.

Mit Poool hat SYZYGY Deutschland ihre gesamte Finanz- und Projektwelt auf ein neues technologisches Level gehoben. Poool löst die 20 Jahre alte Eigenentwicklung ab und vereint Projektmanagement, Buchhaltung und Controlling in einem smarten Interface.

Die Meilensteine der Lösung im Überblick:

• Alles in einem System: Anstelle von fragmentierten Excel-Tabellen und unübersichtlichen E-Mail-Freigaben steuert SYZYGY Abrechnungen, Freigabeprozesse und das Controlling heute über ein einziges, durchgängiges System.
• Vollkommene Medienbruchfreiheit: Ablösung von Excel-Ketten und manuellen E-Mail-Schleifen durch automatisierte, digitale Workflows.
• Smarte Qualitätskontrolle: Verlagerung der Controlling-Prüfung vor den eigentlichen Buchungsprozess zur drastischen Fehlerminimierung.
• Spezialanforderungen gelöst: Nahtlose Abdeckung des komplexen PoC-PRAP-Prozesses für die internationale Buchhaltung
• Zukunftssichere Analytics: Direkte Bereitstellung aller relevanten Datenströme für flexible Auswertungen in Power BI.

Gleichzeitig sollte die Migration von 400 Mitarbeitenden ohne Unterbrechung des Tagesgeschäfts gelingen.

Mit Poool konnte SYZYGY zentrale Finanz- und Projektprozesse spürbar vereinfachen. Was zuvor über mehrere Excel-Stufen, E-Mail-Freigaben und manuelle Abstimmungen lief, ist heute in einem digitalen Prozess gebündelt.

Der Monatsabschluss wurde von 8 auf 6,5 Tage reduziert. Gleichzeitig ist die Fehleranfälligkeit in der Abrechnung deutlich gesunken, weil das Controlling heute vor dem Buchen prüft – nicht erst danach.

Auch das Reporting hat sich grundlegend verbessert: Neue Auswertungen können flexibel über Power BI erstellt werden, wodurch SYZYGY schneller auf Kundenanforderungen reagieren kann.

Über 350 Mitarbeitende arbeiten täglich mit Poool. Die größte Tochtergesellschaft ist bereits live – und der gruppenweite Rollout ist als nächster Schritt geplant.

Nach dem erfolgreichen Go-live der größten Tochtergesellschaft plant SYZYGY den weiteren Ausbau.

Aktuell gehen wir bereits gemeinsam mit der Syzygy aktive Schritte, um das gesamte Unternehmen in Poool abzubilden.

Geplant sind unter anderem Ressourcenplanung, Mitarbeiter-Management, und einiges mehr..