Wissen Sie, ob sich Ihre Projekte rechnen?
- Honorar abrechnen nach HOAI, Stunden oder pauschal
- Sofort sehen, welches Projekt Geld verliert — und warum
- Zeiterfassung integriert, auch mit E-Rechnung
Projekt Pro Alternative
für Architekten & Ingenieure
PROJEKT PRO ist eine Bürosoftware für Architektur- und Ingenieurbüros und deckt Controlling-Themen wie Zeiterfassung, Honorarermittlung, Kosten- und Ressourcenplanung, Management-Themen und einiges mehr ab. Sie richtet sich an Planungsbüros vom Einzelbüro bis zum größeren Büro, die branchenspezifische Funktionen entlang HOAI-orientierter Abläufe suchen.
- Niklas Dinser
- 15.09.2026
- Aktualisiert am: 15.09.2026
- 5 min Lesezeit
Intro:
Steigende Projektkomplexität und wachsender Verwaltungsaufwand fordern Architektur- und Ingenieurbüros heute mehr denn je. Eine verlässliche wirtschaftliche Steuerung ist daher unverzichtbar, um Projekte und Bürofinanzen jederzeit sicher im Griff zu haben.
Etablierte Branchenlösungen wie Projekt Pro oder Poool unterstützen Büros genau an dieser Schnittstelle zwischen Projektarbeit und Controlling. Doch wo liegen die feinen Unterschiede im Praxisalltag?
Unser Vergleich beleuchtet die Kernfunktionen der beiden Systeme und zeigt übersichtlich, welche Software zu Ihren individuellen Büroanforderungen passt.
Überblick zu Projekt Pro:
Als branchenspezifische Bürosoftware für Architektur- und Ingenieurbüros verbindet Projekt Pro die kaufmännische Steuerung mit der täglichen Projektarbeit. Durch den modularen Aufbau aus Controlling- und Management-Bausteinen begleitet die Software Planungsbüros vom Einzelplatz bis zur größeren Organisation – von der Zeiterfassung, Honorarermittlung und Ressourcenplanung bis hin zu Projektkommunikation, Baustellendokumentation und Mängelmanagement.
Zu den Hauptfunktionen zählen:
- Zeiterfassung
- Angebot, Auftrag, Rechnung
- Kosten-Controlling
- Ressourcenplanung
- Kommunikation
- Mängelmanagement
- Baustellen
Was kostet Projekt Pro?
Wichtig: Projekt Pro bietet keine Pauschalpreise an. Es wird nach Teamgröße und benötigtem Funktionsumfang abgerechnet.
Überblick über Poool:
Als ganzheitliches System im Bereich der Bürosoftware verbindet Poool Projektmanagement, Buchhaltung inklusive HOAI und Leistungsbildern, Personal, administrative Aufgaben und Controlling in einem gemeinsamen Datenstamm.
Eine verlässliche und verständliche Datenbasis ist die Grundlage für gute und vorausschauende Unternehmensentscheidungen. Deshalb verfolgt Poool einen ganzheitlichen Ansatz: Statt Daten auf verschiedene Systeme zu verteilen, bündelt die Software zentrale Prozesse und Informationen an einem Ort.
Poool wird kontinuierlich weiterentwickelt, um den Einsatz von Drittanbietern so weit wie möglich zu reduzieren und den Datenstamm weiter zu konsolidieren. So entstehen aussagekräftige Auswertungen, die bereits heute zu den führenden Auswertungen ihrer Klasse gehören.
Poool gliedert die verfügbaren Funktionen in drei Pakete auf:
- Core: CRM, Zeiterfassung, Basic-Buchhaltung, Basic-Reportings, Basic-Schnittstellen und diverste administrative Funktionen.
- Teams: Vollumfängliche Buchhaltung, Mitarbeitermanagement (HR), ausführliche Reportings, Banking-Schnittstelle, Workflow- und Freigabenmanagement.
- Pro: Mehr Schnittstellen, mehr Individualisierung, mehrere Unternehmen in einer Instanz managen, Teamverwaltung, Mehrwährungsfähigkeit, Wertbasierte Abrechnung, uvm.
Den gesamten Funktionsumfang können Sie Sich hier einmal genauer ansehen.
Was kostet Poool?
Poool bietet drei maßgeschneiderte Produktlinien für unterschiedliche Bürogrößen und Anforderungen:
- Poool Core: 99€/Mo. + 27€ pro User.
- Poool Teams: 179€/Mo. + 27€ pro User.
- Poool Pro: 399€/Mo. + 27€ pro User.
Alle drei Produkte sind ausschließlich in Form von Mietlizenzen erhältlich. Bei Poool handelt es sich um eine cloudbasierte Software, die nicht vor Ort lokal installiert werden kann. Das sorgt für schnelle Funktions- und Sicherheitsupdates, so gut wie keinen IT-Aufwand auf Seiten unserer Kunden sowie Zugriffsmöglichkeiten von überall aus. Die Preise werden individuell auf Anfrage festgelegt und richten sich nach der Bürogröße und dem benötigten Funktionsumfang.
| Kriterium | Poool | Projekt Pro |
|---|---|---|
| Positionierung | Bürosoftware (ERP) für Planungs- und Dienstleistungsbüros: ein System für Projekte, Buchhaltung, Personal, Controlling, uvm. | PROJEKT PRO positioniert sich als branchenspezialisierte Software für Architekt:innen und Ingenieur:innen. |
| Zielbranchen | Architektur- und Ingenieurbüros, Agenturen, IT-Consulting, Unternehmensberatung, Kanzleien - mit jeweils spezialisiertem Funktionsumfang. | Architekten, Hoch- und Tiefbau, Stadtplanung, Innenarchitekten, Tragwerksplanung, TGA, Elektro- und Lichtplanung. |
| Projekte & Zeit | Projekt- und Auftragsmanagement mit Budgetkontrolle & Auswertungen, Aufgaben- und Ticketmanagement, Arbeitszeiterfassung, Ressourcen- und Auslastungsplanung, Leistungsfortschritt je Projekt, Stundenmanagement und Freigabe-/Korrekturprozesse, uvm. | Projektverwaltung, Statusübersicht zu Angeboten, Projektzeiterfassung, Mobile Zeiterfassung, Nebenkosten-Erfassung, Plan- und Dokumentenmanagement, Bautagebuch... |
| HOAI / LM.VM | Integrierter HOAI-Rechner. inkl. LM.VM, Leistungsbilder / Service-Profile, Aufteilung der Leistungsphasen in Teilleistungen, Besondere und optionale Leistungen, Leistungsstandserfassung, Kumulative Abrechnung, uvm. | Integrierter HOAI-Rechner, Angebotsvorlagen je Leistungsphase, Zeiterfassung und Auswertung direkt auf Leistungsphasen, Länderspezifische Honorarordnungen, uvm. |
| Angebot & Rechnung | Lead- und Angebotsmanagement, Angebotskalkulation, Ausgangsrechnungen inkl. Abschlags- und Schlussrechnungen, Kumulative Abrechnung, E-Rechnung & ZUGFeRD, Multi-Währungsfähigkeit, Mahnwesen, SEPA-Zahlungs-XML, uvm. | Angebotserstellung, Auftragsverwaltung, Bewertung von Angeboten über Auftragswahrscheinlichkeit, Kumulative Abrechnung uvm. |
| Buchhaltung & Abschluss | ER inkl. automatischer Rechnungserkennung, Buchführungsassistent, Kostenstellen-Management, Reisekostenabrechnung, Wertbasierte Abrechnung, Bankintegration und Zahlungsabgleich, GoBD-Konformität, Internationale Buchhaltungslogik, uvm. | Zahlungseingänge zentral erfassen und Rechnungen zuordnen, Mahnwesen, Fremdwährungsumrechnung, E-Rechnung, Übergabe der Rechnungsdaten an die Finanzbuchhaltung, Liquiditätsplanung, und einiges mehr. |
| Personal & HR-Bereich | Digitale Personalakte, Arbeitszeiterfassung inkl. Flexizeit und Zeitkonten, Digitale Abwesenheitsanträge inkl. Abwesenheitskalender, Mitarbeitergespräche, Homeoffice-Übersicht, Rollenbasierte Zugriffsverwaltung, Personio Schnittstelle, uvm. | Mitarbeiter:innen-Stammdaten, Arbeitszeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Auslastungsanzeige, Mitarbeiterstatistiken, und ein paar mehr. |
| CRM & Kontaktmanagement | CRM mit 360°-Sicht auf Leads, Lead- und Anfragemanagement, Lieferanten- und Partnerverwaltung, Angebotsverwaltung, Workflow- und Genehmigungsmanagement, uvm. | Zentrale Kontakt- und Adressverwaltung, Kommunikationshistorie je Kontakt, Verschlagwortung und Themenzuordnung, Angebots-/Akquisebewertung, |
| Controlling & Reporting | Projektreporting mit Deckungsbeiträgen, Budgetierung und Forecasting, Budget- und Kostenstellenreporting, Zeit- und Stundenreporting, Liquiditätsreporting, Quartalsberichte, Poool Prism als Data-Hub / Business Analytics, Branchenspezifische Auswertungen in Echtzeit, uvm. | Kosten-Controlling, Soll-Ist-Vergleiche, Versch. Auswertungen, Profitcenter-Auswertungen, Exporte in mehreren Formaten und einiges mehr. |
| Schnittstellen | REST-API, DATEV und BMD, Personio, Banking-Integration, Moss – Kreditkarten, Poool Prism als Datenschnittstelle für BI-Tools, E-Rechnungsstandards, SEPA-XML für Zahlungsläufe, Microsoft Single Sign-on, Zwei-Faktor-Authentifizierung, uvm. | E-Rechnung, Automatischer Mail-Abruf, Exportformate für Auswertungen, Anpassbare PDF-Drucklayouts. |
HOAI - Q&A
Häufig gestellte Fragenzur HOAI
Wichtige Infos rund um die HOAI
Was genau versteht man unter der HOAI
Die HOAI ist die Verordnung über Honorare für Architekten- und Ingenieurleistungen. Ihre Regelungen werden für die Berechnung des Honorars zugrunde gelegt. Das Honorar richtet sich nach den Baukosten, dem Gebäudetyp und weiteren Faktoren.
Wo wird die HOAI angewendet?
Die HOAI regelt die Vergütung von Planungsleistungen von Architekt:innen und Ingenieur:innen in den Bereichen Bauwesen, Architektur und Stadtplanung. Nicht eingeschlossen sind Vermessungswesen, Bauphysik, Umweltverträglichkeit und Bodenmechanik.
Wie viele Leistungsphasen hat die HOAI?
Die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) umfasst insgesamt 9 Leistungsphasen (LPH). Diese bilden den gesamten Planungs- und Bauprozess von der ersten Idee bis zur Betreuung des fertigen Gebäudes ab. Die 9 Leistungsphasen der HOAI im Überblick:
Ist die HOAI für Architekten und Ingenieure verpflichtend?
Seit dem 1. Januar 2021 ist die HOAI nicht mehr gesetzlich verbindlich. In der Praxis dient sie Architekt:innen und Ingenieur:innen jedoch weiterhin als bewährter Orientierungsrahmen für die Berechnung von Honoraren.
Wie werden die Honorarzonen bestimmt?
Die Honorarzonen 1 bis 5 richten sich nach der Schwierigkeit der Planungsleistung. Zone 1 steht für sehr geringe, Zone 5 für sehr hohe Planungsanforderungen. Die Zone beeinflusst zusammen mit den anrechenbaren Kosten und dem Honorarsatz die Höhe des Honorars.
Wie werden die Honorare nach HOAI berechnet?
Das Gesamthonorar (100 %) für alle Leistungsphasen setzt sich aus vier Faktoren zusammen:
Berechnung einzelner Leistungsphasen: Um das Honorar für eine bestimmte Leistungsphase zu ermitteln, wird das 100 %-Gesamthonorar mit dem jeweiligen prozentualen Anteil der Phase multipliziert. Bei einer Teilbeauftragung zahlen Sie somit nur die Anteile der tatsächlich genutzten Phasen.
Seit wann gibt es die HOAI?
Die erste Version der HOAI wurde im September 1976 veröffentlicht und trat 1977 in Kraft. Die aktuelle Fassung ist die HOAI 2021.