HOAI-Abrechnung:
Direkt in Poool integriert!

HOAI-Abrechnung ohne Verluste:
Warum ein integrierter HOAI-Rechner in der ERP-Software bares Geld wert ist

Ingenieurbüros erbringen komplexe Planungsleistungen und rechnen dennoch regelmäßig weniger Honorar ab, als ihnen nach HOAI zusteht. Falsch ermittelte Honorarzonen, nicht berücksichtigte Leistungsphasen und manuell übertragene Werte aus externen Rechnern führen zu Abweichungen. Oft werden diese erst im Jahresvergleich als strukturelles Honorardefizit sichtbar.

Die HOAI-Abrechnung zählt zu den fehleranfälligsten kaufmännischen Prozessen in planenden Unternehmen. Sie verbindet technische Beurteilung, juristische Präzision und kaufmännische Kalkulation. In vielen Büros arbeiten diese drei Bereiche jedoch noch immer nicht mit einer gemeinsamen Datenbasis.

Das Wichtigste zur HOAI-Abrechnung im Projektalltag

• Anrechenbare Kosten und Honorarzone bilden gemeinsam die Grundlage des Honorars.
• Ein falscher Honorarsatz oder eine falsch eingestufte Honorarzone kann bei größeren Projekten Abweichungen im fünfstelligen Bereich verursachen.
• Leistungsphasen, die ohne ausreichende Dokumentation erbracht werden, lassen sich im Streitfall nur schwer durchsetzen.
• Die HOAI 2021 gilt nach dem EuGH-Urteil von 2019 als verbindliche Mindest- und Höchstsatzregelung.
• Manuelle Übertragungen aus externen Rechnern oder Excel führen regelmäßig zu Medienbrüchen zwischen Kalkulation und Angebot.

Die HOAI-Logik: Was bestimmt das Honorar?

Anrechenbare Kosten als Kalkulationsbasis

Die anrechenbaren Kosten bilden die Grundlage jeder Berechnung nach HOAI. Je nach Leistungsbild können dabei Bauwerkskosten nach DIN 276, Flächen in Hektar oder Verrechnungseinheiten relevant sein. Welcher Wert gilt, hängt vom jeweiligen Leistungsbild ab.

Die HOAI-Honorartafeln setzen die anrechenbaren Kosten mit der Honorarzone in Beziehung. Daraus ergibt sich der Honorarrahmen zwischen Mindest- und Höchstsatz. Innerhalb dieses Rahmens wird der Honorarsatz vereinbart. Die Vereinbarung muss schriftlich erfolgen. Fehlt sie, gilt der Mindestsatz.

Honorarzone und Leistungsbild richtig zuordnen

Für die meisten Leistungsbilder unterscheidet die HOAI fünf Honorarzonen. Sie bilden den Schwierigkeitsgrad der Planungsaufgabe ab. Honorarzone I steht für einfache Anforderungen, Honorarzone V für außergewöhnlich schwierige Planungsaufgaben. Die Einstufung basiert auf Bewertungspunkten, die sich aus objektbezogenen Merkmalen ergeben.

Die Ermittlung der Honorarzone anhand von Bewertungspunkten folgt einem geregelten Verfahren. Für Gebäude und Innenräume nach § 35 HOAI fließen unter anderem Anforderungen an Konstruktion, technische Ausrüstung, Gestaltung, Ausstattung und Nutzungsvielfalt in die Bewertung ein. Jedes Merkmal bringt Punkte. Die Gesamtsumme bestimmt die Honorarzone.

Ingenieurbüros, die ihre Projekte zu konservativ einstufen, verschenken systematisch Honorar. Wer zu offensiv einstuft, riskiert dagegen Honorarstreitigkeiten mit Auftraggebern, die die Bewertung im Projektverlauf anfechten.

Leistungsphasen: Prozentsätze und wirtschaftliche Bedeutung

Die HOAI teilt Planungsleistungen in bis zu neun Leistungsphasen (LP 1 bis LP 9) ein. Jede Leistungsphase erhält einen prozentualen Anteil am Gesamthonorar. Bei Gebäuden und Innenräumen entfallen beispielsweise 25 % des Honorars auf die Entwurfsplanung (LP 3) und weitere 25 % auf die Ausführungsplanung (LP 5).

Werden einzelne Leistungsphasen nur teilweise erbracht oder übernimmt der Auftraggeber bestimmte Leistungen selbst, müssen die entsprechenden Prozentsätze angepasst werden. Das wirkt zunächst überschaubar. Im Projektalltag wird die Abrechnung jedoch schnell komplex, wenn mehrere Leistungsbilder parallel laufen, Änderungsleistungen hinzukommen oder Auftraggeber Teilleistungen selbst übernehmen.

HOAI 2021: Was hat sich bei der Vertragsgestaltung geändert?

Die HOAI 2021 trat als Reaktion auf das EuGH-Urteil von 2019 in Kraft. Das Gericht hatte die starren Mindest- und Höchstsätze der Vorgängerfassung für unvereinbar mit EU-Recht erklärt. Die neue Fassung hält grundsätzlich an Mindest- und Höchstsätzen als Regelfall fest, erlaubt aber ausdrücklich die schriftliche Vereinbarung abweichender Honorare.

Für Ingenieurbüros bedeutet das: Wer kein Honorar schriftlich vereinbart, fällt automatisch auf den Mindestsatz zurück. Gleichzeitig können höhere Honorare vereinbart werden, weil der Höchstsatz aufgeweicht wurde. Diese Spielräume lassen sich kaufmännisch nur nutzen, wenn die Kalkulationsbasis stimmt und im Angebot transparent dokumentiert ist.

Wo entstehen Fehler bei der HOAI-Abrechnung?

Falsch eingestufte Honorarzone: struktureller Honorarverlust

In vielen Büros wird die Honorarzone intuitiv festgelegt, weil die Bewertung nach Punkten zeitaufwendig erscheint. Dadurch landen Projekte häufig in Honorarzone II oder III, obwohl die Bewertungsmerkmale Zone III oder IV rechtfertigen würden.

Bei anrechenbaren Kosten von 2 Millionen Euro kann der Unterschied zwischen Honorarzone III und IV mehrere Tausend Euro Honorar ausmachen. Bei einem Bestand von 20 bis 30 laufenden Projekten kann sich dieser Effekt schnell auf fünfstellige Beträge pro Jahr summieren. Es handelt sich damit nicht um ein abstraktes Risiko, sondern um ein messbares Kalkulationsproblem.

Hinzu kommt: Viele Büros legen die Honorarzone zu Projektbeginn fest und überprüfen sie bei späteren Änderungen nicht erneut. Verändert sich der Objektumfang durch Änderungsleistungen, kann eine Neubewertung der Honorarzone gerechtfertigt sein.

Leistungsphasen dokumentieren und Abrechnungsrisiken reduzieren

Erbrachte Leistungsphasen lassen sich im Streitfall nur schwer nachweisen, wenn die Dokumentation fehlt. Das betrifft besonders LP 5 (Ausführungsplanung) und LP 6 (Vorbereitung der Vergabe), die in Auftragsverhandlungen häufig pauschalisiert oder zusammengefasst werden.

Müssen Büros später nachweisen, welche Leistungsphasenprozente tatsächlich erbracht wurden, fehlen häufig lückenlose Zeitaufzeichnungen und Dokumentennachweise. Die projektbasierte Zeiterfassung schafft dafür eine Datenbasis, indem Mitarbeitende ihre Stunden direkt einer Leistungsphase zuordnen.

Auch eine zu großzügige oder zu enge Vereinbarung der LP-Prozentsätze birgt Risiken. Wer im Angebot zu hohe Anteile vereinbart und später weniger leistet, wird rechtlich und wirtschaftlich angreifbar. Wer zu knapp kalkuliert, verliert Marge, ohne es im laufenden Betrieb zu erkennen.

Kein Honorar mehr verschenken

Poool berechnet HOAI-Honorare direkt im Angebotsmodul – inklusive aller Leistungsbilder und Honorartafelwerte.

Praxisbeispiel: Abrechnung nach HOAI bei einem Ingenieurbauwerk

Ein Ingenieurbüro plant eine Brücke mit anrechenbaren Kosten von 3,5 Millionen Euro nach § 44 HOAI (Ingenieurbauwerke). Das Büro setzt die Honorarzone auf III. Es erbringt LP 1 bis LP 6 und vereinbart für LP 5 einen reduzierten Prozentsatz, weil der Auftraggeber Teile der Ausführungsplanung selbst übernimmt.

Ohne integriertes System muss der zuständige Projektleiter mehrere Schritte manuell durchführen:

• Honorartafelwerte nachschlagen
• die Interpolation zwischen zwei Stützwerten berechnen
• die reduzierten LP-Prozentsätze in das Angebot eintragen
• das fertige Angebot in eine separate Faktura-Software übertragen

Jeder dieser Schritte schafft eine eigene Fehlerquelle.

In der Rechnung erscheinen dadurch Beträge, die nicht direkt mit der ursprünglichen Kalkulation verbunden sind. Fragt der Auftraggeber sechs Monate später, wie sich das Honorar für LP 3 zusammensetzt, muss jemand im Büro die Kalkulation manuell rekonstruieren.

Der Medienbruch zwischen Kalkulation und Angebot

In vielen Ingenieurbüros laufen HOAI-Kalkulation und Angebotserstellung in unterschiedlichen Werkzeugen: auf der einen Seite ein externer HOAI-Rechner oder eine Kalkulationstabelle, auf der anderen eine Textverarbeitung oder ein ERP-System.

Dieser Medienbruch verursacht Tippfehler, Versionskonflikte und zusätzlichen Zeitaufwand. Noch problematischer ist die fehlende Nachvollziehbarkeit. Die kalkulierten Honorarerwartungen bleiben vom tatsächlichen Projektcontrolling getrennt.

Büros sehen im laufenden Projekt zwar, wie viele Stunden bereits angefallen sind. Sie sehen aber häufig nicht, wie diese Stunden zum ursprünglich kalkulierten LP-Anteil stehen.

Änderungsleistungen und Nachträge: eine unterschätzte Honorarquelle

Neben der ursprünglichen HOAI-Abrechnung bieten Änderungsleistungen und Nachträge während des Projekts erhebliche Honorarpotenziale. Beauftragt der Auftraggeber Planungsänderungen, die über das vereinbarte Leistungsbild hinausgehen, können zusätzliche Honoraransprüche entstehen.

In der Praxis werden solche Mehrleistungen häufig erbracht, aber nicht systematisch dokumentiert und abgerechnet. Der Grund: Zwischen der geleisteten Stunde und dem vereinbarten Leistungsumfang besteht kein direkter Zusammenhang.

Büros, die Projektzeiten nach Leistungsphase erfassen und mit dem Angebotsumfang abgleichen, erkennen solche Abweichungen frühzeitig. Sie können Nachtragsangebote dadurch auf einer belastbaren Datenbasis erstellen.

HOAI-Honorar systematisch mit Poool kalkulieren

Der HOAI-Rechner direkt im Angebotsmodul

Poool integriert einen HOAI-Rechner als Bestandteil der Angebotserstellung. Beim Anlegen eines neuen Angebots steht neben den bestehenden Vorlagen der Eintrag „HOAI Honorarberechnung“ zur Verfügung.

Das öffnet ein erweitertes Angebotsformular mit einem eigenen HOAI-Tab. Planende Unternehmen wählen dort aus allen 22 HOAI-Leistungsbildern das passende Leistungsbild aus, zum Beispiel § 35 Gebäude, § 40 Freianlagen oder § 44 Ingenieurbauwerke. Auch Beratungsleistungen aus Anlage 1 sind enthalten.

Die Auswahl des Leistungsbilds bestimmt automatisch, welcher Eingabewert relevant ist: anrechenbare Kosten, Fläche in Hektar oder Verrechnungseinheiten.

Honorarzone, Honorarsatz und Leistungsphasen in einem Formular

Im HOAI-Tab wählen Nutzer die Honorarzone und den Honorarsatz aus. Je nach Leistungsbild stehen bis zu fünf Honorarzonen zur Verfügung. Beim Honorarsatz reicht die Auswahl von Basis bis Ober.

Die Leistungsphasen werden per Checkbox aktiviert. Die HOAI-Standardprozentsätze sind bereits hinterlegt und können direkt im Formular angepasst werden, wenn Teilleistungen abweichen. Die berechneten Beträge erscheinen live. Ein manueller Rechenschritt ist nicht erforderlich.

Alle 20 HOAI-Honorartafeln sind als vollständig verifizierte Daten hinterlegt. 3.090 Einzelwerte wurden mit dem offiziellen Gesetzestext abgeglichen. Die Berechnung erfolgt per linearer Interpolation zwischen den Stützwerten, analog zum HOAI-Rechenverfahren.

Angebotspositionen ohne manuelle Übertragung

Beim Speichern erstellt ZEP automatisch die Gruppierung „Leistungsphasen“ mit Positionen für alle aktivierten Leistungsphasen. Die Positionen werden hierarchisch nummeriert.

Nicht ausgewählte Leistungsphasen werden als inaktive Positionen angelegt. So bleibt der Bezug zur jeweiligen Leistungsphase erhalten und die Phase kann später aktiviert werden. Inaktive Positionen fließen nicht in Summenberechnung, Dokumentausgabe oder Projektübernahme ein.

Die verwendeten HOAI-Parameter, das Leistungsbild, die Honorarzone und der Honorarsatz werden in der Angebotsbemerkung dokumentiert. Dadurch bleibt die Kalkulation nachvollziehbar – etwa bei einer Honorarprüfung oder der internen Projektkalkulation.

Von der Kalkulation direkt ins Projekt

Der HOAI-Rechner ist Bestandteil des ZEP-Angebotsmoduls. Dadurch entfällt der Medienbruch zwischen Kalkulation und Projektanlage.

Die vereinbarten Leistungsphasen und Honorarbeträge gehen direkt in das Projektcontrolling über. Planungsbüros können den tatsächlichen Zeitaufwand je Leistungsphase mit den kalkulierten Honoraranteilen vergleichen und frühzeitig erkennen, wenn eine Phase aus dem vorgesehenen Rahmen läuft.

Das unterscheidet ZEP von einem externen HOAI-Rechner: Der Rechner liefert eine Zahl. ZEP liefert die verknüpfte Datenbasis.

Abrechnung nach HOAI: Wenn Systematik über das Honorar entscheidet

Wachsender Projektbestand, gleichbleibende manuelle Prozesse

Ingenieurbüros, die wachsen, bearbeiten mehr Projekte parallel. Jedes Projekt bringt ein eigenes Leistungsbild, eine eigene Honorarzone und einen eigenen Leistungsphasen-Mix mit.

Was bei drei Projekten noch überschaubar bleibt, wird bei 20 parallelen Mandaten schnell zur administrativen Belastung.

Die Folge: Büros vereinfachen ihre Kalkulation. Sie setzen Honorarzonen konservativ an, um Diskussionen zu vermeiden. Sie vereinfachen Leistungsphasenzuschnitte, um Angebote schneller zu erstellen. Beides reduziert das erzielbare Honorar. Der Verlust bleibt im Tagesgeschäft oft unsichtbar.

Projektcontrolling, das Honorar und Aufwand verbindet

Die Stärke einer integrierten Lösung liegt in der Verbindung von Honorarkalkulation und Projektcontrolling.

Wenn ein Büro weiß, wie viel Honorar für LP 4 vereinbart wurde und gleichzeitig erfasst, wie viele Stunden tatsächlich in diese Phase geflossen sind, entsteht eine belastbare Datenbasis für zukünftige Kalkulationen.

Büros, die diese Verbindung herstellen, lernen aus abgeschlossenen Projekten. Sie erkennen, bei welchen Leistungsbildern ihre Kalkulation systematisch zu eng war, und können Folgeangebote präziser kalkulieren.

Das ist der Unterschied zwischen einer Branche, die Aufwand dokumentiert, und einer Branche, die Aufwand steuert.

Der Handlungsdruck, der Veränderung auslöst

Viele Ingenieurbüros erkennen den Handlungsbedarf erst, wenn ein größeres Projekt zu einer Honorarstreitigkeit führt und sich diese mit den vorhandenen Dokumenten nicht eindeutig klären lässt. Ein weiterer Auslöser ist der Jahresabschluss, wenn geleistete Stunden und fakturierte Beträge dauerhaft auseinanderliegen.

Weitere Trigger sind:

• ein neuer Gesellschafter, der belastbare KPIs fordert
• ein Wachstumsschritt, der bestehende Excel-Prozesse überfordert
• eine interne Revision, die nach der Honorargrundlage vergangener Projekte fragt

In solchen Situationen wird systematische Software zur wirtschaftlichen Notwendigkeit. Büros, die dann auf eine integrierte Plattform wechseln, schließen gleichzeitig die Lücke zwischen Kalkulation, Leistungsnachweis und Abrechnung.

Was skalierbare Honorarkalkulation von Excel unterscheidet

Eine Excel-basierte HOAI-Kalkulation funktioniert bei ein oder zwei Projekten. Ab zehn oder mehr parallelen Mandaten entstehen Probleme, die sich allein durch mehr Sorgfalt nicht lösen lassen:

• fehlende Versionierung
• keine automatische Verknüpfung mit Projektdaten
• manuelle Aktualisierung bei Änderungen der Honorartafeln
• kein direkter Zusammenhang zwischen Angebotspositionen und Zeiterfassung

Skalierbare Honorarkalkulation bedeutet, dass die Kalkulationslogik im System liegt und sich bei Änderungen automatisch aktualisiert. Neue Mitarbeitende kalkulieren nach derselben Methode wie erfahrene Projektleiter.

Außerdem bleibt jede abgerechnete Leistungsphase direkt mit den erfassten Stunden und der ursprünglichen Angebotsposition verbunden.

Das ist der kaufmännische Reifeschritt, den wachsende Ingenieurbüros früher oder später vollziehen müssen.

Fazit: Honorar ist eine Kalkulationsfrage

Die HOAI gibt den Rahmen vor. Wie viel Honorar Büros innerhalb dieses Rahmens tatsächlich fakturieren, hängt von der Präzision ihrer Kalkulation ab.

Drei konkrete Schritte verbessern die Honorarqualität sofort:

1. Honorarzonen aller laufenden Projekte überprüfen

Nutzen Sie die Bewertungspunkte-Logik konsequent – auch bei Projekten, die Sie bisher routinemäßig in Zone II oder III einordnen. Eine sachgerechte Neubewertung nach Leistungsbild und Merkmalkatalog kann den Honoraranspruch belastbar erhöhen.

2. Leistungsphasen-Dokumentation standardisieren

Verknüpfen Sie jede erbrachte Leistungsphase mit Zeitaufzeichnungen, Dokumentennachweisen und Übergabeprotokollen. Das schützt bei Honorarstreitigkeiten und schafft die Datenbasis für spätere Kalkulationen.

3. Kalkulation und Projektcontrolling zusammenführen

Wer HOAI-Honorare in demselben System kalkuliert, in dem Projektzeiten erfasst und Leistungsphasen gesteuert werden, beseitigt den Medienbruch zwischen Planung und Abrechnung.

Das schafft die Voraussetzung für ein Projektcontrolling, das auf tatsächlichen Zahlen basiert.