Wie du mit dem
Mandanten-Feature mehrere Firmen in Poool steuerst
Wie du mit dem Mandanten-Feature mehrere Firmen in Poool steuerst
Wachsende Unternehmen stehen oft vor der Herausforderung, dass ihre Organisationsstruktur komplexer wird. Ob durch die Gründung von Tochtergesellschaften, die Aufteilung in verschiedene Geschäftsbereiche oder die Verwaltung einer Holding – die Anforderung bleibt gleich: Daten müssen sauber getrennt, aber dennoch effizient verwaltet werden.
Mit dem neuen Mandanten-Feature in Poool bieten wir genau die Flexibilität, die moderne Unternehmensgruppen im Jahr 2026 benötigen.
Mandant vs. Instanz: Wo liegt der Unterschied?
Bevor wir in die Details gehen, ist es wichtig, die technische Abgrenzung zu verstehen. Denn die richtige Wahl entscheidet darüber, wie flüssig Ihre Prozesse in Zukunft laufen.
- Die Instanz: Dies ist Ihre gesamte technische Umgebung (Ihre „Cloud-Umgebung“). Eine Instanz hat eine eigene, komplett isolierte Datenbank.
- Der Mandant: Ein Mandant ist eine organisatorische Einheit innerhalb einer Instanz. Mandanten teilen sich eine gemeinsame Datenbasis, sind aber durch intelligente Zuordnungen und Rechte voneinander abgegrenzt.
- Der Vorteil der Mandanten-Lösung: Mitarbeitende können systemübergreifend arbeiten, ohne ständig die Umgebung wechseln zu müssen, während die Buchhaltung und das Reporting strikt getrennt bleiben.
So implementierst du die Mandanten-Struktur in Poool
Die Einrichtung ist darauf ausgelegt, Ihre individuellen Workflows zu unterstützen. In vier Schritten ist Ihr Multi-Company-Setup bereit:
- Aktivierung: Da es sich um ein tiefgreifendes Struktur-Feature handelt, wenden Sie sich kurz an unseren Support (support@poool.cc), um die entsprechenden Rechte freischalten zu lassen.
- Anlage: Unter Unternehmen > Mandanten legen Sie Ihre neuen Einheiten (z.B. „Agentur Süd“ und „Beratung Nord“) an.
- Zuordnung: Weisen Sie Mitarbeitende, Kunden und Lieferanten den jeweiligen Mandanten zu. So sieht jeder nur das, was für seinen Bereich relevant ist.
- Individualisierung: Jede Einheit erhält eigene Nummernkreise für Rechnungen sowie spezifische Layouts und Briefpapiere. So bleibt Ihr Außenauftritt pro Firma absolut professionell.