Wie du mit „Skizzen“ die wirtschaftliche Realität deiner Projekte abbildest

In der Theorie ist Projektcontrolling einfach: Einnahmen minus Ausgaben. In der Praxis des Jahres 2026 wissen wir jedoch, dass die wirtschaftliche Realität eines Projekts oft nicht eins zu eins mit den gebuchten Rechnungen in der Buchhaltung übereinstimmt.

Manchmal müssen kalkulatorische Kosten berücksichtigt, Budgets intern verschoben oder Szenarien getestet werden, bevor eine echte Rechnung existiert. Genau hierfür haben wir in Poool ein mächtiges Werkzeug geschaffen: Die Skizzen.

Was sind Skizzen? (Und was sie nicht sind)

Skizzen sind flexible Datensätze, mit denen du Kosten und Umsätze direkt in deinen Projekten erfassen kannst – völlig unabhängig von deiner Finanzbuchhaltung. Der entscheidende Punkt: Skizzen verändern weder deine Bilanz noch deine offiziellen Buchungssätze. Sie sind reine Controlling-Instrumente, die dir helfen, die „echte“ Performance deiner Projekte zu analysieren, ohne auf den nächsten Rechnungslauf warten zu müssen.

Poool bietet eine Freiheit, die klassische ERP-Systeme oft vermissen lassen. Hier sind die drei größten Hebel für deinen Arbeitsalltag:

• Bessere Analysen: Vergleiche geplante Werte mit der tatsächlichen Entwicklung in Echtzeit. Du kannst Skizzen in deinen Berichten mit einem Klick ein- oder ausblenden, um verschiedene Perspektiven auf deine Daten zu erhalten.
• Maximale Flexibilität: Du willst ein Budget zwischen zwei Projekten verschieben, ohne eine interne Leistungsverrechnung in der Buchhaltung anzustoßen? Mit einer Skizze erledigst du das in Sekunden.
• Zeitersparnis: Keine mühsamen manuellen Umbuchungen oder IT-Tickets mehr. Du pflegst die wirtschaftlichen Korrekturen dort ein, wo sie hingehören: direkt in das jeweilige Projekt.

Wann solltest du Skizzen einsetzen? Hier sind vier Szenarien aus dem Projektalltag:

• Jahresübergreifende Projekte: Bilde Abgrenzungen sauber ab, damit die Performance im richtigen Geschäftsjahr sichtbar wird.
• Kalkulatorische Kosten: Ordne Projekten anteilige Mieten, Lizenzen oder interne Gemeinkosten zu, um die echte Profitabilität (Deckungsbeitrag) zu ermitteln.
• Szenario-Analysen: „Was wäre, wenn wir zusätzliche Ressourcen einkaufen?“ Erstelle ein Best-Case- und ein Worst-Case-Szenario in Sekunden.
• Altsystem-Integration: Wenn du historische Daten ohne Belegimport berücksichtigen möchtest, sind Skizzen die perfekte Lösung.

Die Funktion ist so konzipiert, dass sie deinen bestehenden Workflow nicht stört, sondern ergänzt:

• Freischaltung: Kontaktiere kurz unseren Support (support@poool.cc), um die Funktion für deine Instanz aktivieren zu lassen.
• Erstellung Erstelle direkt im gewünschten Projekt eine neue Skizze.
• Konfiguration: Lege den Wert (positiv oder negativ), das relevante Auswertungsdatum und die Kategorie fest. Fertig!

Skizzen heben dein Controlling auf ein neues Level an Präzision und Tempo. Sie erlauben es dir, als Controller oder Projektmanager proaktiv zu agieren, anstatt nur passiv auf Buchhaltungsdaten zu reagieren.

Du möchtest tiefer in die Welt des modernen Controllings eintauchen? Im Poool Help Center haben wir für dich eine neue Reihe mit Praxis-Insights gesammelt. Dort erfährst du im Detail, wie du Skizzen für dein spezifisches Geschäftsmodell optimal nutzt.